Wady hybrydowego sposobu zawierania umów o pracę

Czy hybrydowy sposób zawierania umów o pracę jest możliwy? A jeżeli tak - czy ma on sens?
W tym wpisie wskażę na wady takiego sposobu zawierania umów o pracę. O tym, czy są jakiekolwiek zalety musicie zdecydować sami.

Na początek krótkie wyjaśnienie co rozumiem przez “hybrydowy” sposób zawierania umów o pracę.

“Hybrydowy” odnosi się do sytuacji, w której umowa o pracę jest zawarta w dwóch różnych postaciach:

• z jednej strony dokument z umową o pracę ma postać pliku elektronicznego i jest podpisany przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• z drugiej zaś strony dokument z umową jest drukowany i pracownik podpisuje taki dokument podpisem własnoręcznym.

Krótkie przypomnienie co do wymogów prawnych: umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie (w formie pisemnej, tj. przy wykorzystaniu podpisów własnoręcznych). Umowa o pracę może być również zawarta w formie elektronicznej, która jest równoważna formie pisemnej. W takim wypadku strony umowy o pracę powinny opatrzyć taką umowę kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, które mają skutek równoważny do podpisów własnoręcznych. O tym, że nie zawsze jest potrzebny po stronie pracownika podpis kwalifikowany już na blogu pisałam, na potrzeby tego wpisu to zagadnienie nie będzie istotne.

Jak jest w świecie analogowym?

Aby umowa doszła do skutku pracodawca i pracownik powinni złożyć swoje podpisy własnoręczne na końcu dokumentu umowy o pracę.

W sytuacji, gdy pracodawca i pracownik w tym samym czasie składają swoje podpisy ich oświadczenia woli (konieczny element do zawarcia umowy) są składane drugiej stronie przy podpisywaniu dokumentu.

Nie zawsze musi tak być.

Często zdarza się, że jeszcze kandydat - zaraz pracownik przychodząc do nowej pracy - dostaje już dokument, na którym widnieje podpis pracodawcy. Wtedy wystarczy, że pracownik złoży swój podpis na tym samym dokumencie. Oświadczenie woli pracodawcy zostało wyrażone poprzez podpisanie dokumentu, a zostało dostarczone pracownikowi w momencie, gdy ten wziął w rękę dokument zawierający ten podpis. Pracownik składając swój podpis na dokumencie umowy i oddając ją do pracownika działu HR składa swoje oświadczenie woli, które dociera do pracodawcy w momencie wręczenia podpisanego dokumentu. W tym momencie dochodzi do zawarcia umowy o pracę.

Możliwa jest jeszcze jedna sytuacja. W doktrynie prawa pracy od bardzo dawna dla wszystkich jest oczywiste, że umowa może być zawarta w ten sposób, że pracodawca wyśle (np. pocztą tradycyjną) do jeszcze kandydata - zaraz pracownika - podpisaną przez siebie umowę, a pracownik (mając swój wydrukowany egzemplarz) podpisze dokument umowy i wyśle go (także pocztą tradycyjną) do przyszłego pracodawcy. Oświadczenia woli stron zostaną złożone na dwóch egzemplarzach tej samej umowy. Te egzemplarze zostaną wysłane w dwóch odrębnych przesyłkach w przeciwne strony, które niekoniecznie muszą dotrzeć w tym samym czasie. Umowa o pracę zostanie zawarta w momencie, gdy dojdzie przesyłka późniejsza.

WAŻNE!

Pamiętajcie proszę, że do zawarcia umowy nie dochodzi w momencie złożenia podpisu na dokumencie, ale w momencie wręczenia sobie przez dwie strony dokumentu zawierającego zgodne oświadczenia woli. Zdanie, że do zawarcia umowy dochodzi w momencie złożenia podpisów jest prawdziwe tylko w jednej sytuacji - gdy obie strony są w tym samym miejscu i razem podpisują dokument. Jeżeli strony podpiszą swoje egzemplarze umowy i nie wyślą każda swojego do drugiej strony to nie dojdzie do zawarcia umowy.

Przejdźmy więc do świata cyfrowego

Najczęściej umowę o pracę w formie elektronicznej zawiera się w taki sposób, że pracodawca podpisuje plik zawierający treść umowy podpisem kwalifikowanym, załącza plik do e-maila, wysyła do przyszłego pracownika. Ten ściąga plik na swój komputer/laptop, podpisuje go podpisem kwalifikowanym i odsyła do pracodawcy. Logika podpisywania umów o pracę przy wykorzystaniu popularnych platform do podpisywania dokumentów jest dokładnie taka sama.

W tym wypadku najpierw pracodawca składa swoje oświadczenie woli pracownikowi, przesyłając mu podpisany dokument z umową, a ten drugi robi to samo odsyłając umowę do pracodawcy. Umowa zostaje zawarta w momencie, gdy pracodawca otrzyma od pracownika plik zawierający umowę o pracę z dwoma podpisami.

Jak najbardziej jest również możliwa sytuacja, gdy pracodawca prześle pracownikowi plik z umową podpisaną podpisem kwalifikowanym, a pracownik w tym samym czasie prześle swój plik z podpisem do pracodawcy. Będziemy mieć dwa pliki w którym jeden z nich zawiera jeden podpis, a drugi zawiera drugi podpis. Takie rozwiązanie jest możliwe, ale najpewniej bardzo rzadko wykorzystywane.

Hybrydowe zawieranie umowy o pracę

W świecie analogowej cyfryzacji (copyright by Kinga Kowalska-Szura) łączymy te dwa sposoby składania podpisów: jedna strona podpisuje dokument istniejący w postaci elektronicznej, druga podpisuje dokument w postaci papierowej. Każda z nich korzysta z innego rodzaju podpisu - odpowiednio pierwsza z podpisu kwalifikowanego, druga zaś z podpisu własnoręcznego.

Możliwa jest więc sytuacja, w której pracodawca podpisuje plik zawierający umowę o pracę i opatruje go podpisem kwalifikowanym, a następnie przesyła go do jeszcze kandydata - zaraz pracownika. Oświadczenie woli pracodawcy dociera do pracownika za pośrednictwem e-maila. Następnie pracownik taki dokument drukuje, podpisuje go i może go zanieść osobiście do działu HR pierwszego dnia pracy lub wysłać pocztą tradycyjną. W momencie, kiedy podpisany przez pracownika egzemplarz dotrze do pracodawcy, dojdzie do zawarcia umowy o pracę.

Każda z tych osób złożyła swoje oświadczenia w prawidłowej formie, które dotarło do drugiej strony umowy. Doszło więc do skutecznego zawarcia ważnej umowy o pracę.

Zapewniam Was, że nie jest tak, że strony umowy muszą (bezwzględnie) złożyć podpisy tylko pod umową w postaci papierowej albo tylko poprzez złożenie podpisów elektronicznych. Model hybrydowy jest prawnie dopuszczalny, ale czy warto go stosować?

Wady i zalety

Gdzie w takim razie wady takiego rozwiązania, o których piszę w tytule? Zakładam, że już je dostrzegacie, ale mimo to je wymienię ?

1. nie pozbywamy się papieru - pracownik musi wydrukować przesłany mu dokument (o ile w ogóle ma drukarkę);

2. nie jest szybciej - co prawda pracodawca szybko podpisze dokument, a ten w mgnieniu oka znajdzie się na skrzynce e-mailowej pracownika, natomiast pracownik będzie musiał podpisany przez siebie papier przynieść lub wysłać, a to nie zajmuje już kilku sekund, ale raczej godziny lub dni;

3. nie jest taniej - ktoś musi ponieść koszty związane z wydrukowaniem i dostarczeniem umowy; wychodzi na to, że będzie to pracownik.

Co więc zrobić z takimi dokumentami?

Jeżeli pracodawca wciąż prowadzi akta papierowe to częściowo skraca sobie czas i koszty związane z przygotowaniem umowy, niemniej trzeba pamiętać, że będzie musiał przechowywać dokument z podpisem pracownika i byłoby także dobrze przechowywać gdzieś plik z umową o pracę, który wysłało się na początku do pracownika (a także wiadomość mailową, do której ten plik został załączony).

Pracodawca, który prowadzi akta elektroniczne plik podpisany przez pracodawcę włączy do e-teczki, a także będzie musiał zeskanować dokument, który przyniesie mu pracownik, opatrzyć ten skan podpisem kwalifikowanym i dołożyć do akt osobowy, zaś sam dokument może już pracownikowi oddać lub zniszczyć.

Czy hybrydowy sposób podpisywania umowy o pracę ma jakiś sens? W moim przekonaniu - nie ma żadnego.

Czy są dla takiego rozwiązania jakieś zalety? Osobiście żadnych nie widzę.

A co Wy o tym sądzicie?

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.