Polityka świadczenia usługi zaufania emplohouse

Polityka świadczenia usługi zaufania emplohouse

Wersja: 1.0 (obowiązująca)
Data publikacji: 20 stycznia 2025 r.
Obowiązuje od dnia: 20 stycznia 2025 r.

Polityka określa rodzaje, zasady i warunki świadczenia usługi zaufania przez emplohouse sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Lizbońska 4/62 (03-969 Warszawa) wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000986673, kapitał zakładowy w wysokości 5.000 zł, NIP 1133067699, REGON 522793367 oraz przedstawia rozwiązania techniczne stosowane przez Dostawcę.

I. Definicje

1. Usługa Zaufania - niekwalifikowana usługa zaufania świadczona przez Dostawcę opisana w Polityce;
2. podpis elektroniczny - dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez Użytkownika jako podpis
3. e-podpis emplohouse - Podpis elektroniczny składany przez Użytkownika przy wykorzystaniu Platformy emplohouse;
4. Dokument - treść w postaci elektronicznej zapisana w pliku PDF zawierająca oświadczenie przygotowane i zatwierdzone przez Użytkownika;
5. Platforma emplohouse - narzędzie technologiczne w ramach którego jest świadczona usługa drogą elektroniczną przez Dostawcę, dostępna w ramach serwisu internetowego emplohouse.com na warunkach określonych w umowie pomiędzy Dostawcą a Organizacją
6. Użytkownik - osoba fizyczna zatrudniona przez Organizację na podstawie stosunku prawnego dokonująca czynności faktycznych lub prawnych w ramach Platformy emplohouse w imieniu własnym;
7. Organizacja - osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna, która jest stroną umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy emplohouse, udzielająca dostępu do konta Użytkownika osobom przez siebie zatrudnionym
8. Strona ufająca - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która podejmuje działania lub jakąkolwiek decyzję w zaufaniu do niekwalifikowanych usług zaufania świadczonych przez Dostawcę Usług;
9. Polityka - niniejsza Polityka świadczenia usług zaufania emplohouse
10. Dostawca - emplohouse sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Lizbońska 4/62 (03-969 Warszawa) wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000986673, kapitał zakładowy w wysokości 5.000 zł, NIP 1133067699, REGON 522793367
11. eIDAS - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE
12. RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

II. Postanowienia ogólne

1. Dostawca świadczy Usługi Zaufania zgodnie z powszechnie obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej przepisami prawa, w tym w oparciu o:
   1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, (łącznie z przepisami wykonawczymi);
   2. ustawę z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (łącznie z przepisami wykonawczymi);
   3. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Usługi Zaufania zgodnie z zasadami określonymi w Polityce, obowiązującymi przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.
3. Skorzystanie z Usługi Zaufania oznacza akceptację przez Użytkownika warunków określonych w Polityce.
4. Korzystanie z Usługi Zaufania nie oznacza nabycia przez Użytkownika jakichkolwiek praw w odniesieniu do rozwiązań technicznych wykorzystanych do ich świadczenia, modelu biznesowego, treści tekstowych lub graficznych, a w szczególności nie oznacza nabycia praw autorskich majątkowych, praw pokrewnych lub licencji.

III. Usługi zaufania świadczone przez Dostawcę

Dostawca świadczy następujące Usługi Zaufania:

1. usługa obsługi elektronicznego podpisywania dokumentów poprzez Platformę emplohouse;
2. usługa e-podpis emplohouse.

IV. Zasady świadczenia usług zaufania

1. Usługa obsługi elektronicznego podpisywania Dokumentów poprzez Platformę emplohouse:
   1. Usługa jest realizowana w ramach usługi świadczonej drogą elektroniczną na rzecz Organizacji;
   2. Usługa umożliwia przesłanie Dokumentu przez Użytkownika do Organizacji przy wykorzystaniu Platformy emplohouse;
   3. Użytkownik może nadać Dokument tylko ze swojego konta; odbiorcą Dokumentu jest tylko Organizacja;
   4. Usługa umożliwia Organizacji zapoznanie się z treścią podpisanego Dokumentu;
   5. Dokument, do którego został dołączony Podpis elektroniczny Użytkownika, jest zabezpieczony za pomocą niekwalifikowanego certyfikatu cyfrowego. Dodanie certyfikatu potwierdza wykonanie usługi zaufania oraz zapewnia integralność Dokumentu.
2. Usługa e-podpis emplohouse:
   1. Usługa umożliwia złożenie oświadczenia, w tym oświadczenia woli lub oświadczenia wiedzy poprzez podpisanie Dokumentu e-podpisem emplohouse przy wykorzystaniu Platformy emplohouse;
   2. Usługa skutkuje wytworzeniem niekwalifikowanego Podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 10 eIDAS;
   3. Użytkownik zapewnia, że konto, z którego Użytkownik zamierza złożyć e-podpis emplohouse, zostało udostępnione przez Organizację tylko jemu;
   4. Złożenie e-podpisu emplohouse jest realizowane w wyniku działania Użytkownika poprzez wybór przycisku “Podpisz i wyślij” (w tym tłumaczonego na inny język). W wyniku złożenia e-podpisu emplohouse dane Użytkownika (imię, nazwisko, nr PESEL) zostaną dodane do Dokumentu w taki sposób, że każda późniejsza zmiana będzie rozpoznawalna;
   5. Do Dokumentu zostaje dodana także informacja o czasie złożenia e-podpisu emplohouse pozyskana z serwera Dostawcy;
   6. W chwili składania e-podpisu emplohouse Dostawca potwierdza jego złożenie za pomocą niekwalifikowanego certyfikatu cyfrowego powiązanego z Dokumentem, aby zapewnić integralność oraz autentyczność Dokumentu;
   7. Użytkownik, Organizacja lub Strona ufająca uzyskują potwierdzenie wykonania Usługi e-podpis emplohouse, w tym zapewnienie, że Dokument został podpisany przez Użytkownika e-podpisem emplohouse oraz e-podpis emplohouse został złożony w Dokumencie w chwili wskazanej w Dokumencie.

V. Odpowiedzialność i zobowiązania Dostawcy

1. Dostawca zapewnia, że Usługi Zaufania są świadczone zgodnie z niniejszą Polityką oraz przepisami prawa polskiego.
2. Dostawca zapewnia, że Usługi Zaufania są realizowane zgodnie z deklarowanymi standardami bezpieczeństwa i jakości.
3. Dostawca zapewnia ochronę przetwarzanych danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
4. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku korzystania z Usług Zaufania w zakresie w jakim Użytkownicy zostali wcześniej poinformowani o ograniczeniach w świadczeniu tych Usług Zaufania.
5. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za zachowania Użytkowników, Organizacji lub osób trzecich ani za nienależyte wykonanie bądź niewykonanie przez nich czynności faktycznych bądź prawnych w związku z Dokumentami przetwarzanymi w ramach świadczonych Usług Zaufania, jak również nie ponosi odpowiedzialności za następstwa działań podjętych przez Użytkowników, Organizacje oraz osoby trzecie, a stanowiących naruszenie postanowień Polityki lub przepisów prawa. W szczególności Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za niezawarcie bądź nieważność umów, które są wynikiem działań bądź zaniechań Użytkowników, Organizacji lub osób trzecich.
6. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość i rzetelność informacji podawanych przez Użytkownika oraz Organizację, w szczególności poprawność danych osobowych Użytkownika, ani jego zdolności do bycia podmiotem czynności prawnych.
7. Dostawca nie odpowiada za szkody wynikające z nieprzestrzegania przez Użytkownika lub Organizacji zasad określonych w Polityce, umowie o świadczenie usług lub przepisach prawa, w szczególności za szkody wynikające z korzystania z Usług Zaufania niezgodnie z ich przeznaczeniem oraz przechowywania lub używania przez Użytkowników danych do składania e-podpisu emplohouse w sposób niezapewniający ich ochrony przed nieuprawnionym wykorzystaniem.
8. Dostawca nie odpowiada za potwierdzenie lub użycie przez Użytkownika nieaktualnych lub nieprawdziwych danych.
9. O ile z powszechnie obowiązujących przepisów prawa nie wynika nic innego, w zakresie zobowiązań związanych z Polityką odpowiedzialność Dostawcy wobec Użytkowników jest ograniczona wyłącznie do szkód rzeczywistych wyrządzonych umyślnie lub z powodu rażącego niedbalstwa.

VI. Dane osobowe

1. Świadcząc Usługi Zaufania Dostawca będzie przetwarzał dane osobowe Użytkowników.
2. Dostawca posiada status administratora danych osobowych w rozumieniu RODO.
3. Z Dostawcą można skontaktować się w postaci elektronicznej za pomocą formularza kontaktowego udostępnionego pod adresem: www.emplohouse.com/kontakt, poczty elektronicznej na adres: hello@emplohouse.com lub pisemnie na adres: emplohouse sp. z o.o., ul. Lizbońska 4/62, 03-969 Warszawa.
4. W celu świadczenia Usług Zaufania Dostawca pozyskuje dane osobowe Użytkowników od Organizacji; są to następujące dane osobowe: imię, nazwisko, PESEL.
5. Dostawca przetwarza dane osobowe Użytkowników w celu:
   1. realizacji Usług Zaufania zgodnie z Polityką (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
   2. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Dostawcy w związku ze świadczeniem Usług Zaufania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
   3. obsługi zgłoszeń w ramach postępowań reklamacyjnych, a także dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); prawnie uzasadnionym interesem Dostawcy jest potrzeba zabezpieczenia jego interesów majątkowych.
6. Odbiorcami danych osobowych są podmioty świadczące na rzecz Dostawcy usługi informatyczne, w tym usługi przechowywania danych oraz programistyczne.
7. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres utrzymania konta Użytkownika na Platformie emplohouse, a po tym okresie przez jeden dodatkowy miesiąc.
8. Dostawca wdrożył oraz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne celem zabezpieczenia przetwarzanych danych w ramach świadczonych Usług Zaufania zgodnie z powszechnie uznanymi standardami oraz normami w zakresie bezpieczeństwa informacji.
9. Użytkownik posiada prawo do:
   1. dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania,
   2. usunięcia danych
   3. ograniczenia przetwarzania,
   4. przenoszenia danych,
   5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Dostawcy,
   6. wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

VII. Postępowanie reklamacyjne

1. Użytkownik może złożyć reklamację, jeżeli Usługi Zaufania opisane w Polityce nie są realizowane przez Dostawcę lub są realizowane niezgodnie z Polityką. Reklamację można złożyć w postaci elektronicznej za pomocą formularza kontaktowego udostępnionego pod adresem: www.emplohouse.com/kontakt, poczty elektronicznej na adres: hello@emplohouse.com lub pisemnie na adres: emplohouse sp. z o.o., ul. Lizbońska 4/62, 03-969 Warszawa. Reklamacja powinna zawierać co najmniej adres e-mail, opis zgłaszanych zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozstrzygnięcia sprawy.
2. Jeżeli podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia, dla prawidłowego rozpatrzenia reklamacji i uczynienia zadość żądaniu Użytkownika, przed rozpatrzeniem reklamacji Dostawca zwróci się do składającego reklamację o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie i terminie. Bezskuteczny upływ terminu powoduje, że reklamacja nie może zostać rozpatrzona i podlega oddaleniu. Czynność wezwania Użytkownika do uzupełnienia reklamacji przerywa bieg terminu do jej rozpatrzenia. Postanowienie to nie uchybia przepisom prawa bezwzględnie obowiązującym w zakresie, w jakim przyznają one konsumentom szerszą ochronę.
3. Dostawca rozpoznaje reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowej postaci, z zastrzeżeniem, że odmawia uznania reklamacji złożonych po upływie 90 dni od ujawnienia się przyczyn reklamacji.
4. Odpowiedź na reklamację zostanie wysyłana wyłącznie na adres e-mail przypisany do Konta danego Użytkownika. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dostawca może wysłać odpowiedź na inny, wskazany przez składającego reklamację adres e-mail, który nie jest przypisany do Konta Użytkownika, który składa reklamację.

VIII. Zakończenie działalności lub zaprzestanie świadczenia Usług Zaufania

1. Dowody z przeprowadzenia Usługi Zaufania są zabezpieczone certyfikatem cyfrowym, co stanowi dowód wykonania Usługi Zaufania i pozwala na weryfikację ich autentyczności także po zakończeniu świadczenia Usługi Zaufania.
2. W przypadku zakończenia prowadzenia działalności przez Dostawcę lub którejkolwiek z oferowanych Usług Zaufania określonych w Polityce, Użytkownik będzie mógł pobrać Dokumenty od Organizacji składając w tym celu stosowny wniosek.

IX. Obowiązywanie i tryb wprowadzania zmian

1. Niniejsza Polityka obowiązuje przez czas nieokreślony.
2. O zmianie Polityki Dostawca powiadomi w wiadomości przesłanej drogą elektroniczną na adres e-mail Użytkownika na co najmniej 14 dni kalendarzowych przed wejściem w życie zmian w Polityce.
3. Dostawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce w każdym czasie. W szczególności konieczność wprowadzenia zmian może wynikać ze:
   1. zmiany powszechnie obowiązującego prawa, w tym obowiązującego prawa,
   2. zmian w sposobie i zasadach świadczenia Usług Zaufania opisanych w Polityce.
4. Każda zmiana treści Polityki jest zatwierdzona uchwałą Zarządu i obowiązuje od momentu jej opublikowania na stronie internetowej Dostawcy lub z datą późniejszą, wskazaną przez Dostawcę.
5. Prawem właściwym dla umów zawieranych pomiędzy Użytkownikiem a Dostawcą, których przedmiotem są usługi wskazane w niniejszej Polityce, jest prawo polskie, o ile prawo w Unii Europejskiej w odniesieniu do konsumenta nie przewiduje innej właściwości. W przypadku niezadowalającego Użytkownika postępowania reklamacyjnego spory związane z Usługami Zaufania świadczonymi przez Dostawcę mogą być rozstrzygane przez właściwe sądy powszechne.