Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zmiany, które weszły w życie w 1 stycznia 2019 r. w istotny sposób zmieniły zasady dotyczące okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Obecnie okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej zostały szczegółowo uregulowane w Kodeksie pracy. Przed 1 stycznia 2019 r. obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy regulowały inne przepisy, tj. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i ustawa o emeryturach i rentach z FUS, niemniej przepisy te wciąż budzą wątpliwości interpretacyjne. Przyjęcie jednoznacznych przepisów o okresach przechowywania dokumentacji pracowniczej i skrócenie tych okresów stanowiło krok w bardzo dobrym kierunku.

Obecnie okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej zależą od tego kiedy został nawiązany stosunek pracy i jakiego rodzaju dokumentacji dotyczy.

Poniżej przedstawiam zasady dotyczące okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej:

Zasady dotyczące stosunków pracy zawartych najpóźniej 31 grudnia 2018 r.

akta osobowe - 50 lat liczone od daty rozwiązania stosunku pracy

wskazany okres wynika to z art. 16b ust 2 pkt 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

lista płac - 50 lat liczone od daty rozwiązania stosunku pracy

dokumentacja urlopowa - 50 lat liczone od daty rozwiązania stosunku pracy

dokumentacja czasu pracy - 50 lat liczone od daty rozwiązania stosunku pracy

wskazane okresy wynikają z art. 16b ust 2 pkt 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych

Przykład: Dla umowy o pracę, która została zawarta 1 maja 2009 r. i rozwiązała się 30 września 2011 r. - akta osobowe będą przechowywane do 30 września 2061 r.

Dla umowy o pracę, która została zawarta 1 stycznia 2018 r. i rozwiązała się 30 czerwca 2020 r. akta osobowe będą przechowywane do 30 czerwca 2070 r.

Od 1 kwietnia 2024 r. można usuwać akta osobowe pracowników, których stosunek pracy rozwiązał się 31 marca 1974 r. (obowiązujące do końca 1990 r. przepisy o archiwizacji zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez okres 12 lat).

karty przydziału odzieży i obuwia roboczego - 5 lat liczone 1 stycznia roku następnego w stosunku do daty ich zakupu

Przykład: Odzież robocza została kupiona 13 marca 2019 r. - pracodawca ma obowiązek przechowywać ją przez cały okres lat 2020-2024 i będzie mógł ją usunąć najwcześniej 1 stycznia 2025 r.

Dlaczego dokumentację czasu pracy i dokumentację urlopową powinno przechowywać się przez 50 lat?

Przed 2019 r. przepisy nie wskazywały w jasny sposób jak długo należy przechowywać te rodzaje dokumentacji. Ustawa o zasobie archiwalnym i archiwach wymagała, aby dokumentacja osobowa i płacowa były przechowywane przez 50 lat od daty rozwiązania stosunku pracy. Niestety, pojęcie dokumentacji osobowej i płacowej nie zostało nigdzie zdefiniowane, trudno było też szukać takiej definicji w Kodeksie pracy.

Z drugiej strony ustawodawca w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wymaga, aby płatnik (pracodawca) przechowywał przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika także “inne dowody” na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Warto pamiętać, że Kodeks pracy od 1 stycznia 2004 r. wprowadził zasadę, że ewidencja czasu pracy stanowi podstawę do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą. W związku z tym dokumentacja czasu pracy i dokumentacja urlopowa również stanowią dokumentację pozwalającą na prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika. Dokumentacja ta, obok listy płac czy karty wynagrodzenia, stanowi więc podstawę do prawidłowego wyliczenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Fakt, że roszczenia pracownika, które dotyczą wynagrodzenia pracownika lub urlopu wypoczynkowego przedawniają się po upływie 3 lat (zgodnie z ogólną zasadą opisaną w art. 291 § 1 Kodeksu pracy) nie ma wpływu na to w jaki sposób powinna być wyliczona podstawa wymiaru składek z tytułu ubezpieczeń społecznych. Dlatego też podzielam wyrażane stanowisko, że taka dokumentacja powinna być przechowywana dłużej niż 3 lata.

Tym większego znaczenia nabiera możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji.

Zasady dotyczące stosunków pracy zawartych od 1 stycznia 2019 r.

akta osobowe, lista płac, dokumentacja urlopowa, dokumentacja czasu pracy, karty przydziału odzieży i obuwia roboczego - 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy

podstawą jest art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy obowiązujący od 1 stycznia 2019 r.

Przykład: Umowa o pracę została zawarta w dniu 1 lipca 2021 r. i rozwiązała w dniu 30 stycznia 2024 r. - cała dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana do 31 grudnia 2034 r.

Kontynuowanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Różnice dotyczące okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej mają także wpływ na zasady kontynuowania prowadzenia takiej dokumentacji.

W przypadku osób, których stosunek pracy został nawiązany najpóźniej 31 grudnia 2018 r., następnie rozwiązał się po 1 stycznia 2019 r. i strony zamierzają ponownie zawrzeć umowę o pracę, pracodawca powinien założyć dla takiego pracownika nową dokumentację pracowniczą.

Przykład: Pracownik zawarł umowę o pracę 1 stycznia 2018 r., która rozwiązała się w dniu 30 maja 2019 r. Pracownik następnie ponownie zatrudnia się u tego samego pracodawcy z dniem 1 czerwca 2022 r. Pracodawca będzie przechowywał dokumentację dla pierwszej umowy na “starych” zasadach oraz założy nową dokumentację pracowniczą dla drugiej umowy na “nowych” zasadach.

W przypadku osób, których stosunek pracy został nawiązany od 1 stycznia 2019 r. a następnie rozwiązał i strony znów zamierzają nawiązać umowę o pracę w okresie 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (tj. w okresie archiwizacji dokumentacji), pracodawca będzie kontynuował dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Przykład: Pracownik zawarł umowę o pracę 1 października 2021 r., która rozwiązała się 31 grudnia 2022 r. Następnie pracownik ponownie zatrudnił się od dnia 1 stycznia 2024 r. Pracodawca będzie zobowiązany dołączyć dokumentację dotyczącą nowej umowy do dokumentacji pierwszej umowy o pracę.

Dla takich osób będzie prowadzona jedna dokumentacja, do której będą dokładane poszczególne dokumenty. Dokumentacja dotycząca spraw przed zatrudnieniem będzie wkładana do części A pod kolejnymi numerami, tak samo dokumentacja dotycząca zatrudnienia w części B i rozwiązania umowy w części C.

Co ważne, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się już liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym skończy się najpóźniejszy stosunek pracy.

Przykład: Pracownik z poprzedniego przykładu postanowił rozwiązać umowę o pracę z dniem 31 marca 2024 r. Pracodawca będzie zobowiązany przechowywać jego dokumentację do 31 grudnia 2034 r.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Ustawodawca dopuścił możliwość skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Szczegóły tego rozwiązania przygotuję w osobnym wpisie.

Postać prowadzenia dokumentacji a okresy przechowywania

Na okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie ma wpływu postać w jakiej ta dokumentacja jest prowadzona. Zarówno więc dokumentacja papierowa, jak i elektroniczna musi być przechowywana przez czas opisany wyżej.

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.