Jak zawierać umowę o pracę online?

Zastanawiacie się jak zawierać umowy o pracę online? To naprawdę nic trudnego! W tym wpisie opiszę jak to zrobić krok po kroku.

Składniki

Dla zawarcia umowy o pracę online potrzebujemy kilku rzeczy:

• adresu poczty elektronicznej pracodawcy,
• adresu poczty elektronicznej pracownika,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla pracodawcy,
• podpisu elektronicznego dla pracownika.

Dwa pierwsze elementy są oczywiste - najczęściej komunikacja pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, jeszcze przed zawarciem umowy o pracę, odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Adresy e-mail przydadzą się więc do wysłania umowy o pracę podpisanej przez pracownika i pracodawcę.

Do zawarcia umowy o pracę po stronie pracodawcy jest potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis na elektronicznej umowie o pracę składa osoba, która u pracodawcy jest uprawniona do podpisywania takich umów - to ona musi posiadać taki podpis. Pracodawca nie powinien do podpisania umowy o pracę użyć innego podpisu elektronicznego, tj. zwykłego lub zaawansowanego.

Pracownik ma natomiast swobodę w wyborze podpisu elektronicznego jakim będzie podpisywał umowę o pracę. Może skorzystać ze zwykłego podpisu elektronicznego (np. podpis od dostawcy dowolnej platformy do zawierania umów lub podpis zaufany), zaawansowanego (np. podpis osobisty) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (jeżeli już taki posiada).

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o podpisach elektronicznych tutaj napisaliśmy o tym szerzej.

Przygotowanie

Pracodawca przygotowuje projekt umowy o pracę w oparciu o ustalenia poczynione na etapie wyboru kandydata oraz informacje przekazane przez (jeszcze) kandydata w kwestionariuszu osobowym. Następnie, projekt umowy należy zapisać w formacie PDF oraz podpisać ten dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Tak przygotowany dokument można przesłać do kandydata na ustalony z nim adres e-mail. Przesłanie podpisanego pliku z umową o pracę jest tym samym co wręczenie wydrukowanej i podpisanej własnoręcznie umowy osobiście kandydatkowi lub doręczenie jej kurierem/pocztą na jego adres domowy.

Kandydat, który otrzymał od pracodawcy plik z podpisaną umową o pracę ma następujące możliwości:

• przesłany plik może wrzucić do tzw. podpisywarki i podpisać go podpisem zaufanym
• jeżeli posiada dowód osobisty z warstwą cyfrową może podpisać go podpisem osobistym za pomocą dedykowanej aplikacji
• w przypadku, gdy posiada kwalifikowany podpis elektroniczny może go podpisać właśnie takim podpisem

a następnie tak podpisany plik z umową odesłać do pracodawcy.

Ostatecznie, jeżeli nie chce korzystać z żadnego powyższego rozwiązania, może odpowiedzieć w wiadomości e-mial np. tak: “Dziękuję za przesłanie umowy, zgadzam się na zaproponowane warunki umowy o pracę.” (niemniej nie polecam tej metody, choć jest ona prawnie dopuszczalna).

Efekt końcowy

Kilka słów wyjaśnienia czym powyższe działania są z punktu widzenia prawa pracy.

W art. 29 ust. 2 zdanie pierwsze Kodeksu pracy ustawodawca wymaga, aby umowa o pracę była zawarta na piśmie. Wymaga to złożenia przez pracodawcę i pracownika na dokumencie umowy o pracę podpisów własnoręcznych. Zamiast podpisów własnoręcznych pracodawca i pracownik mogą wykorzystać do podpisania umowy o pracę kwalifikowane podpisy elektroniczne. Podpisy te są równoważne podpisom własnoręcznym. Umowa zawarta przy wykorzystaniu kwalifikowanych podpisów elektronicznych zostanie zawarta w formie elektronicznej, która jest równoważna formie pisemnej.

Do zawarcia umowy w formie elektronicznej dojdzie także wtedy, gdy pracownik skorzysta z podpisu osobistego. Przepisy prawa zrównują podpis osobisty z podpisem własnoręcznym jedynie wtedy, gdy obie strony wyrażą na to zgodę (podstawa prawna znajduje się w art. 12d ust. 2 ustawy o dowodach osobistych). Wystarczy więc, że w umowie o pracę zostanie dodana klauzula o wyrażeniu zgody na korzystanie przez pracownika z podpisu osobistego, żeby podpis osobisty wywarł skutki prawne przewidziane dla podpisu własnoręcznego.

Taka klauzula może brzmieć następująco:

“Strony wyrażają zgodę, aby podpis osobisty wywoływał skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.”

Nie ma jednak żadnych przeciwskazań, aby umowa została zawarta w formie dokumentowej lub nawet ustnej. Umowa o pracę zawarta bez zachowania formy pisemnej będzie umową ważną i obowiązującą, co wielokrotnie podkreślał w swoim orzeczenictwie Sąd Najwyższy. Umowa o pracę zostanie zawarta w formie dokumentowej, gdy pracownik nie skorzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale posłuży się zwykłym podpisem elektronicznym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym, np. podpisem zaufanym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym udostępnianym przez popularnych dostawców usług podpisów elektronicznych.

W przypadku zawarcia umowy o pracę w formie dokumentowej pracodawca ma dodatkowy obowiązek potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 ust. 2 zdanie drugie Kodeksu pracy). W 2022 r. Państwowa Inspekcja Pracy potwierdziła, że podpisanie umowy o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym realizuje ten obowiązek.

Podpisanie pliku zawierającego treść umowy o pracę to jeszcze nie wszystko. Należy pamiętać jeszcze o jednej rzeczy.

Do zawarcia umowy o pracę dochodzi nie po złożeniu podpisów na dokumencie, ale w momencie złożenia przez obie strony zgodnych oświadczeń woli. Jeżeli strony podpisują umowę podpisami własnoręcznymi w tym samym czasie i miejscu do złożenia oświadczeń dochodzi od razu.

Inaczej ma się sytuacja, gdy umowa jest zawierana na odległość. W pierwszej kolejności oświadczenie pracodawcy jest złożone z momentem dostarczenia kandydatowi podpisanej umowy na ustalony (wiarygodny) adres e-mail. Oświadczenie kandydata ze zgodą na zaproponowane warunki umowy jest złożone w momencie, gdy dotrze do pracodawcy - w zwrotnej wiadomości e-mail na skrzynkę pracodawcy. Ta wymiana oświadczeń sprawia, że dochodzi do zawarcia umowy o pracę. Przy tak ułożonym procesie wymiany e-maili umowa o pracę zostanie zawarta w momencie, kiedy pracodawca otrzyma wiadomość zwrotną od pracownika. Moment otrzymania e-maila stanowi moment zawarcia umowy o pracę.

Co zrobić z umową o pracę zawartą zdalnie przez internet?

Podpisywanie umów o pracę zdalnie przez internet w okresie zawirowania pandemicznego stało się bardzo popularne (czasami wręcz konieczne) i pracodawcy, jeżeli mogli, korzystali z tej możliwości. Pozostaje oczywiście problem co dalej zrobić z tak zawartą umową. Przecież umowa o pracę jest jednym z podstawowych dokumentów, które znajdują się w aktach osobowych pracownika. Najczęściej zespół HR musiał taką umowę wydrukować, poświadczyć za zgodność i włożyć do papierowej teczki osobowej. Gdyby pracodawca korzystał z elektronicznej teczki osobowej nie musiałby już niczego drukować - wystarczyłoby zapisać ją w systemie do e-dokumentacji pracowniczej.

Korzystając z emplohouse, nie musicie tak zawartej umowy o pracę drukować - wystarczy ją zapisać w e-teczce pracownika w części B.

Korzyści

Myślę, że korzyści z zawierania umowy o pracę online widać już na pierwszy rzut oka, ale warto je wypisać:

• po przygotowaniu umowy o pracę nie musisz jej drukować
• umowę o pracę podpisuje się dosłownie kilkoma kliknięciami - nie trzeba chodzić po podpis własnoręczny pracodawcy lub kierownika działu HR
• umowa o pracę może być podpisana w każdym momencie, nawet wtedy gdy pracodawcy nie ma w biurze
• umowa jest wysłana do kandydata bez konieczności wysyłania papierowych egzemplarzy pocztą lub kurierem
• kandydat nie musi przyjeżdżać do biura, żeby podpisać umowę lub odsyłać egzemplarza pracodawcy pocztą lub kurierem
• umowa jest dostarczana do pracownika lub pracodawcy natychmiast, a nie dopiero po kilku dniach
• dla pracownika nie trzeba zakładać fizycznej teczki osobowej i przechowywać jej w metalowej, zamykanej szafie

Jak widać, podpisanie umowy o pracę online potrafi zaoszczędzić znaczne koszty i czas nie tylko pracodawcy, ale przede wszystkim zespołowi HR, który obsługuje proces przyjmowania pracownika. Dlatego nie ma powodów, aby bać się zawierania umów o pracę online.

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.