Obowiązkowa dokumentacja w onboardingu pracownika

Zatrudnianie pracowników wiąże się z koniecznością przygotowania kilkunastu dokumentów. Niejednokrotnie robiąc audyty teczek osobowych widzieliśmy, że części dokumentów w nich brakuje.

Zatrudnianie pracowników wiąże się z koniecznością przygotowania kilkunastu dokumentów. Niejednokrotnie robiąc audyty teczek osobowych widzieliśmy, że części dokumentów w nich brakuje.

Czy przenosząc się na elektroniczne akta osobowe zmienia się proces onboardingu pracownika?

Poszczególne etapy procesu zatrudniania pracownika nie zmienią się. Zmieni się natomiast sposób w jaki te etapy będą realizowane. Nie będzie już potrzeby drukowania wszystkich dokumentów oraz zbierania podpisów odręcznych. Przy elektronicznych aktach osobowych możesz o dowolnej porze wysłać kandydatowi lub pracownikowi poszczególne dokumenty do zapoznania się lub uzupełnienia. Obecnie aplikacje do zarządzania e-mailami (Outlook oraz Gmail) pozwalają zaplanować kiedy dany e-mail może wyjść do adresata - uwierzcie mi, to naprawdę ułatwia pracę.

Możecie mieć również przygotowane szablony e-maili do kandydatów i pracowników, nie musicie więc każdorazowo pisać ich od początku.

To wszystko ułatwia i skraca proces zbierania informacji od nowego pracownika i przechowywania dokumentów w e-teczce osobowej.

Jak wygląda proces onboardingu pracownika krok po kroku? Zapoznaj się z checklistą!

Przed zawarciem umowy

1) Po pomyślnie zakończonej rekrutacji wyślij kandydatowi kwestionariusz osobowy wraz z informacją jak powinien go wypełnić oraz jakie dokumenty powinien dodatkowo wysłać.

2) W odpowiedzi kandydat powinien odesłać Ci wypełniony kwestionariusz oraz dotychczasowe świadectwa pracy i dyplomy ukończenia szkół.

3) Na podstawie kwestionariusza przygotuj skierowanie na badania medycyny pracy i przekaż informacje w jaki sposób powinien umówić się do lekarza medycyny pracy. Poproś kandydata, żeby po badaniu przesłał zdjęcie/skan orzeczenia lekarskiego. Jeżeli placówka medycyny pracy ma możliwość przesyłania orzeczeń lekarskich w formie elektronicznej - skorzystaj z tego rozwiązania. Kandydat powinien przynieść/przesłać oryginał pisemnego orzeczenia lekarskiego najpóźniej pierwszego dnia pracy. Mając potwierdzenie, że dokument jest zgodny z przesłanym zdjęciem/skanem możesz stworzyć jego odwzorowanie cyfrowe i włożyć do e-teczki.

4) Przygotuj umowę o pracę na podstawie danych przesłanych przez kandydata a następnie podpisz ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

5) Wyślij umowę o pracę kandydatowi i poproś, żeby podpisał ją umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym (jeżeli posiada - warto ustalić to wcześniej). Kancydat może również podpisać umowę o pracę podpisem zaufanym (prześlij link do tzw. podpisywarki). W ostateczności kandydat może również potwierdzić w mailu zwrotnym ustalenia co do treści umowy o pracę odpisując np. “Zgadzam się na zaproponowane warunki umowy o pracę” (taki e-mail zachowaj w elektronicznych aktach osobowych jako drugi dokument składający się na umowę o pracę pracownika).

Do części A e-teczki osobowej włóż:

obowiązkowo

• skierowanie na wstępne badania lekarskie,
• orzeczenie lekarskie (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby z zespołu HR),
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy (o ile zostały dostarczone przed zawarciem umowy o pracę),
• dyplom ukończenia szkoły/studiów (o ile zostały dostarczone przed zawarciem umowy o pracę),

o ile została zawarta - umowa przedwstępna lub list intencyjny.

Do części A możesz również włożyć CV, ale nie jest to konieczne.

Pierwszy dzień pracy

Pierwszy dzień pracy jest ważny dla każdego pracownika. Umowę o pracę już mamy, ale pracownik nie może jeszcze zacząć pracy, dopóki nie przejdzie kilku etapów onboardingu.

Prześlij pracownikowi na jego adres e-mail dane do logowania się do emplohouse oraz następujące dokumenty do zapoznania się:

• zakres obowiązków pracownika i opis stanowiska pracy (jeżeli jest),
• informację o warunkach zatrudnienia (podpisaną podpisem kwalifikowanym),
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (podpisane podpisem kwalifikowanym),
• obowiązek informacyjny o zasadach przetwarzania danych osobowych (tzw. klauzula RODO) dla pracownika (lub informację o miejscu, w którym się znajdują w emplohouse),
• treść regulaminu pracy, innych regulaminów oraz polityk obowiązujących w firmie lub obwieszczenia o systemie czasu pracy (lub informację o miejscu, w którym się znajdują w emplohouse),
• informację o przepisach i zasadach bhp oraz przeciwpożarowych (lub informację o miejscu, w którym się znajdują w emplohouse),
• informację o ryzyku zawodowym oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami (lub informację o miejscu, w którym się znajdują w emplohouse),
• tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu (lub informację o miejscu, w którym się znajdują w emplohouse);

opcjonalne

• informację o stosowaniu monitoringu (jeżeli nie jest w regulaminie pracy),
• informację o zasadach badania trzeźwości (jeżeli nie jest w regulaminie pracy),
• regulamin pracy zdalnej lub porozumienie w sprawie pracy zdalnej (jeżeli dotyczy pracownika).

Poproś pracownika, żeby także uzupełnił następujące dokumenty - wyślij je osobnym emailem:

• PIT-2,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem – jeżeli jest rodzicem,
• zgodę pracownika w zakresie dodatkowych danych osobowych (jeżeli funkcjonuje),
• zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę (jeżeli są dokonywane potrącenia).

Powyższe dokumenty mogą być podpisane przez pracownika dowolnym rodzajem podpisu elektronicznego. Jeżeli pracownik nie korzysta z podpisu kwalifikowanego, może użyć podpisu zaufanego albo potwierdzić każde z tych oświadczeń zapisując je w formacie PDF i wysyłając je ze służbowego adresu e-mail do działu HR.

Następnie pracownik powinien odbyć szkolenie wstępne bhp oraz szkolenie stanowiskowe. Pracownik oraz przełożony, który prowadzi szkolenie stanowiskowe powinni potwierdzić, że szkolenie wstępne z zakresu bhp zostało zrealizowane. Wystarczy, ze każdy z nich prześle do działu HR informację o zakończeniu szkolenia.

Do części B e-teczki osobowej włóż:

obowiązkowo

• umowę o pracę oraz e-mail ze zgodą na warunki umowy (jeżeli w taki sposób pracownik wyraził zgodę na zawarcie umowy o pracę),
• informację o warunkach zatrudnienia,
• kopię e-maila przesłania pracownikowi informacji o regulaminach/obwieszczeniu oraz o przepisach dot. bhp,
• kartę szkolenia wstępnego bhp,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy (jeżeli zostały doręczone po zawarciu umowy),
• dyplom ukończenia szkoły/studiów (jeżeli zostały doręczone po zawarciu umowy),
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem – jeżeli jest rodzicem,
• kwestionariusz osobowy;

o ile funkcjonują w firmie lub dotyczy to konkretnego pracownika:

• dokumentacja powierzenia mienia pracownikowi,
• umowa o zakazie konkurencji,
• umowa o zachowaniu poufności,
• zgoda pracownika w zakresie dodatkowych danych osobowych, np. na wykorzystanie wizerunku,
• zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę (jeżeli są dokonywane potrącenia),
• dokumenty związane z pracą zdalną.

A jak u Ciebie wygląda dokumentacja onboardingu?

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.