#6 - Jak wymieniać pisma, gdy przejdziemy na e-teczki?

Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady.

Korzystanie z poczty elektronicznej w domenie pracodawcy jest tanim (a wręcz darmowym rozwiązaniem). Niemniej wymaga zapisania takiego e-maila do PDF i przekazania do aplikacji zarządzającej e-teczkami, co zajmuje dodatkowe 5 sekund pracy. Programy do poczty nie mają również podpiętych podpisów kwalifikowanych, co znaczy, że pisma wymagające formy pisemnej podpisane QESem muszą być wysłane jako załączniki.

Obieg dokumentów w programie do e-dokumentacji pozwala przyspieszyć pracę działu HR, ale równocześnie wymaga uzyskania dostępu do aplikacji dla każdego pracownika. Najczęściej wtedy pisma wysyłane przez strony są podpisane zwykłym podpisem elektronicznym. Takie rozwiązania mogą mieć wewnętrzną integrację z dostawcami podpisów kwalifikowanym, ale rzadko się zdarza, aby były połączone ze wszystkimi pięcioma. W przypadku konieczności wysłania wniosku czy zgody w formie pisemnej muszą one zostać podpisane QESem i przesłany jako załącznik.

Platformy do podpisów elektronicznych są bardzo ciekawym rozwiązaniem – oferują nie tylko zwykłe podpisy elektroniczne, ale również możliwość podpięcia swojego własnego podpisu kwalifikowanego oraz zakup QESa za pośrednictwem tej platformy.

W mojej ocenie świetnym rozwiązaniem jest jednorazowy podpis kwalifikowany, który oferuje KIR (dostępny przez Autenti) i EuroCert(przez platformę dopodpisu.pl).