#5 - Czym są metadane i do czego są potrzebne?

Zdefiniowałabym metadane jako informacje opisujące dokument pracowniczy, który jest przechowywany w systemie informatycznym przeznaczonym do prowadzenia i archiwizacji dokumentacji.

Dodając w aplikacji zarządzającej e-teczką dokument pracowniczy, np. umowę o pracę czy wniosek o urlop bezpłatny trzeba go w odpowiedni sposób opisać zestawem 8 informacji.

Metadane, które trzeba dodać do dokumentu to:

1) identyfikator dokumentu;

2) identyfikator dokumentacji;

3) rodzaj dokumentu;

4) data powstania dokumentu;

5) data opatrzenia odwzorowania cyfrowego (o ile konieczne);

6) numer PESEL pracownika;

7) imię i nazwisko pracownika;

8) nazwa pracodawcy.

Nie tak dużo jak się wydaje :)

Metadane pozwalają następnie wyszukać odpowiedni dokument (to wymagana, kluczowa funkcjonalność systemu do e-teczek) oraz przenieść dokument pracowniczy do innego systemu u innego pracodawcy (np. przy przejściu zakładu pracy).

Czy w Waszych systemach takie metadane są zbierane?

 

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do kontaktu.

---