emplo#25 - Czy zlecić digitalizację akt osobowych?
Autor
Kinga Kowalska-SzuraDigitalizacja (lub elektronizacja) akt osobowych polega na stworzeniu cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, np. poprzez zeskanowanie takiego dokumentu przy wykorzystaniu skanera lub wykonania zdjęcie dokumentu, np. telefonem komórkowym.
Digitalizację akt możemyzlecić podmiotowi zewnętrznemu, który zajmuje się profesjonalnie takimi usługami.
Przy zawieraniu umowy z dostawcą warto zwrócić uwagę na kilka aspektów:
- sposób odbioru i zwrotupapierowych akt osobowych
- zasady tworzenia cyfrowego odwzorowania dokumentów (czy to będzie skan zapisany do pdf lub innego formatu pliku)
- nazwy plików z cyfrowymi dokumentami i sposób ich przekazania
- konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
Zeskanowanie jednej teczki osobowej nie jest czasochłonne, ale jeżeli macie ich kilkaset - warto rozważyć oddanie procesu skanowania do zewnętrznej firmy.
Kinga Kowalska-Szura
Mam na imię Kinga - jestem adwokatką, która swoje doświadczenie zdobyła w prawie HR i obsłudze pracodawców.
Prowadząc sprawy moich klientów zauważyłam, że firmy rozwijają się i transformują cyfrowo na wielu polach, niemniej działy HR nie były dotąd w tej zmianie technologicznej uwzględniane.
Dlatego też postanowiłam to zmienić i stworzyć dla działów HR narzędzie, które w pełni je doceni i wesprze w codziennych zadaniach.
W ten sposób powstało emplohouse - platforma do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi pracowników.