emplo#24 - Czy udostępnić pracownikowi e-teczkę?
Autor
Kinga Kowalska-SzuraPrzenosząc obecnie zatrudnionych pracowników na e-teczkę pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi prowadzone dla niego akta osobowe. Dopiero brak odbioru papierowych akt osobowych przez pracownika pozwala pracodawcy na zniszczenie ich.
Co oczywiste, nie dotyczy to pracowników, którzy od samego początku mają prowadzone akta w postaci elektronicznej.
Przepisy Kodeksu pracy przyznają pracownikowi prawo otrzymania kopii prowadzonej dla niego dokumentacji pracowniczej, a więc też akt osobowych.
Pracownik może wnioskować o kopię tych akt wielokrotnie (nawet co miesiąc); może żądać wydania kopii w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca nie może żądać uiszczenia żadnej opłaty administracyjnej za wydanie drugiej lub kolejnej kopii.
Przepisy Kodeksu pracy nie zabraniają przyznania pracownikowi stałego dostępu do jego dokumentacji pracowniczej. Jest to uprawnienie dalej idące niż otrzymanie kopii, a tym samym korzystniejsze dla pracownika.
Biorąc pod uwagę potencjalne koszty wydawania kopii dokumentacji pracowniczej warto rozważyć udostępnienie pracownikowi jego dokumentów bez żadnych ograniczeń.
Kinga Kowalska-Szura
Mam na imię Kinga - jestem adwokatką, która swoje doświadczenie zdobyła w prawie HR i obsłudze pracodawców.
Prowadząc sprawy moich klientów zauważyłam, że firmy rozwijają się i transformują cyfrowo na wielu polach, niemniej działy HR nie były dotąd w tej zmianie technologicznej uwzględniane.
Dlatego też postanowiłam to zmienić i stworzyć dla działów HR narzędzie, które w pełni je doceni i wesprze w codziennych zadaniach.
W ten sposób powstało emplohouse - platforma do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi pracowników.