emplo#23 - Jak zapewnić zgodność cyfrowego odwzorowania?
Autor
Kinga Kowalska-SzuraZeskanowanie dokumentów to nie koniec digitalizacji, a właściwie jej początek.
W ramach digitalizacji dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracodawca powinien zapewnić, że każdy zeskanowany dokument będzie opatrzony:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej;
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Ma to zapewnić, że:
- cyfrowe odwzorowanie dokumentu będzie zgodne z dokumentem papierowym;
- zostanie zapewniona integralnośćzeskanowanego dokumentu.
Pracodawca nie musi zapewniać, aby podpis kwalifikowany zawierał kwalifikowany znacznik czasu – nie ma znaczenia kiedy został wykonany skan (cyfrowe odwzorowanie) dokumentu.
Pracodawca może zlecić digitalizację dokumentacji z akt osobowych podmiotowi trzeciemu.
W takim wypadku pracodawca może upoważnić osobę lub osoby zatrudnione przez dostawcę, który podjął się digitalizacji akt osobowych, aby te podpisywały skany dokumentów podpisem kwalifikowanym.
Warto wskazać w umowie konkretne osoby, które będą potwierdzać skany za zgodność.
Kinga Kowalska-Szura
Mam na imię Kinga - jestem adwokatką, która swoje doświadczenie zdobyła w prawie HR i obsłudze pracodawców.
Prowadząc sprawy moich klientów zauważyłam, że firmy rozwijają się i transformują cyfrowo na wielu polach, niemniej działy HR nie były dotąd w tej zmianie technologicznej uwzględniane.
Dlatego też postanowiłam to zmienić i stworzyć dla działów HR narzędzie, które w pełni je doceni i wesprze w codziennych zadaniach.
W ten sposób powstało emplohouse - platforma do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi pracowników.