emplo#21 - Czy o wdrożeniu e-teczek muszę poinformować?
Autor
Kinga Kowalska-SzuraJednym z kluczowych etapów wdrożenia e-teczek jest obowiązek poinformowania o zmianie postaci w jakiej będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza.
Informacja jest kierowana tylko do tych pracowników, których dokumentacja została przeniesiona do nowej postaci.
Informacja ma charakter indywidualny. Nie można poinformować o zmianie, jeżeli u danego pracownika faktycznie nie dokonujemy zmiany.
Pracodawca powinien wskazać jakiej części dokumentacji dotyczy zmiana, tj. czy chodzi o akta osobowe, dokumentację czasu pracy, dokumentację urlopową, dokumentację płacową czy dokumentację środków ochrony osobistej czy też całości.
Dla przykładu:
Pracodawca informuje o przeniesieniu ewidencji czasu pracy i dokumentacji płacowej do postaci elektronicznej, ale nie pozostałych zbiorów.
W informacji warto wskazać od kiedy zmienia się postać prowadzenia dokumentacji. Może być to data poinformowania lub data późniejsza.
Pro tip: warto powiązać przejście na nową postać dokumentacji z datą wdrożenia elektronicznej formy komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Kinga Kowalska-Szura
Mam na imię Kinga - jestem adwokatką, która swoje doświadczenie zdobyła w prawie HR i obsłudze pracodawców.
Prowadząc sprawy moich klientów zauważyłam, że firmy rozwijają się i transformują cyfrowo na wielu polach, niemniej działy HR nie były dotąd w tej zmianie technologicznej uwzględniane.
Dlatego też postanowiłam to zmienić i stworzyć dla działów HR narzędzie, które w pełni je doceni i wesprze w codziennych zadaniach.
W ten sposób powstało emplohouse - platforma do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi pracowników.