emplo#12 - Czy listy płac można trzymać w programie kadrowo-płacowym?
Autor
Kinga Kowalska-SzuraIndywidualne karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą stanowią jedną z części dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca powinien prowadzić dla każdego pracownika.
Listy płac powinny być tworzone w cyklu miesięcznym, zgodnie z terminami wypłaty wynagrodzenia.
Dlatego też, jeżeli pracodawca nie zamierza drukować indywidualnych list płac i przechowywać w postaci papierowej, może je archiwizować w postaci elektronicznej. Nie ma przy tym znaczenia, że akta osobowe czy inna dokumentacja jest prowadzona w postaci papierowej.
Przechowywanie elektronicznych list płac powinno odbywać się w systemie informatycznym, który spełnia wymagania określone w przepisach prawa dla elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli system kadrowo-płacowy nie spełnia wymogów prawnych, pracodawca ma obowiązek drukowania co miesiąc list płac.
Jeżeli do tej pory takich dokumentów nie drukował – powinien wydrukować całość dokumentacji płacowej takiego pracownika.
Trzeba pamiętać, że listy płac muszą być archiwizowane zgodnie z okresami przechowywania dokumentacji pracowniczej, także na potrzeby ZUS (10 lat lub 50 lat).
Kinga Kowalska-Szura
Mam na imię Kinga - jestem adwokatką, która swoje doświadczenie zdobyła w prawie HR i obsłudze pracodawców.
Prowadząc sprawy moich klientów zauważyłam, że firmy rozwijają się i transformują cyfrowo na wielu polach, niemniej działy HR nie były dotąd w tej zmianie technologicznej uwzględniane.
Dlatego też postanowiłam to zmienić i stworzyć dla działów HR narzędzie, które w pełni je doceni i wesprze w codziennych zadaniach.
W ten sposób powstało emplohouse - platforma do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi pracowników.