Oprogramowanie do e-teczek - wymagania systemowe
Autor
Kinga Kowalska-SzuraW emplohouse jesteśmy orędownikami cyfryzacji działów HR, a że moim pierwszym zawodem jest zawód adwokatki, projektując nasze oprogramowanie dbałam o to, aby było ono zgodne z przepisami prawa pracy.
Mimo że wymogi dla oprogramowania do elektronicznej dokumentacji pracowniczej są znane od 2019 r., okazuje się, że nie wszystkie znane i popularne aplikacje w tym obszarze są dostosowane do wymogów prawnych. Korzystanie z oprogramowania, które nie spełnia wymogów ustawodawcy może być ryzykowne i powodować, że przejście na elektroniczną dokumentację będzie tylko pozorne.
e-teczki pracownicze - wymagania prawne
Wybór oprogramowania do prowadzenia elektronicznych akt osobowych warto rozpocząć od sprawdzenia, czy spełnia ono wymogi przewidziane w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.
E-dokumentacja pracownicza wymaga systemu teleinformatycznego, który musi posiadać funkcjonalności oraz spełniać warunki opisane szczegółowo w § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Musi on zapewniać:
- zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
- integralność treści dokumentacji i metadanych polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
- stały dostęp do dokumentacji dla osób do tego upoważnionych,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które zostaną szczegółowo omówione w dalszej części,
- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Skutki korzystania z systemu do e-teczek niezgodnego z prawem
Jak więc widzicie, nie jest możliwe prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracownika w ten sposób, że będzie przechowywało się skany dokumentów z teczki osobowej na dysku komputera lub laptopa zespołu HR. Korzystanie z aplikacji lub systemów, które nie spełniają wymagań prawnych, również nie powoduje, że posiadacie elektroniczną dokumentację pracowniczą. Dotyczy to nie tylko oprogramowania do e-teczek, ale też aplikacji do elektronicznych wniosków urlopowych czy ewidencji czasu pracy, które wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej.
Powyższe pokazuje, że system informatyczny, który nie spełnia tych wymagań nie może być traktowany jako oprogramowanie do e-dokumentacji pracowniczej. Pociąga to za sobą określone konsekwencje. Pracodawca, który nie korzysta z systemu informatycznego spełniającego wymagania ustawowe nie będzie mógł przechowywać dokumentacji pracownika do postaci elektronicznej. Oznacza to, że wciąż będzie zobowiązany do utrzymywania dokumentacji w postaci papierowej, co będzie generowało dodatkowe koszty.
Jak rozpoznać właściwe oprogramowanie do e-teczek?
Wybierając system do e-teczek proponujemy, żebyście w pierwszej kolejności zapytali dostawcę oprogramowania, czy pozwala ono przyporządkować do każdego dokumentu zestaw metadanych. Naszym zdaniem jest to czynnik, który najszybciej pozwala ustalić z jakim systemem mamy do czynienia.
Czym są metadane? Metadane to, najprościej mówiąc, informacje o dokumencie. Każdy, zgodny z prawem, system informatyczny do elektronicznej dokumentacji pracowniczej musi posiadać funkcjonalność przypisywania metadanych do dokumentów z teczek osobowych, ewidencji czasu pracy, wniosków urlopowych czy innych wniosków oraz oświadczeń wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej.
Przypisywanie metadanych do dokumentu jest bardzo proste. Zapisując każdy dokument w e-teczce pracowniczej należy dodać do niego osiem informacji. Oto one:
1) identyfikator dokumentu - będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
2) identyfikator dokumentacji - będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
3) rodzaj dokumentu - będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
4) data powstania dokumentu;
5) data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę - w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
6) numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
7) imię i nazwisko pracownika;
8) nazwa pracodawcy;
Dziewiąta metadana - data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument - jest generowana dopiero w momencie, gdy dany plik jest eksportowany.
W emplohouse część informacji jest automatycznie przyporządkowana do nowo dodawanego dokumentu; część z nich zespół HR musi samodzielnie wybrać. Chodzi tu wyłącznie o:
- rodzaj dokumentu - część akt osobowych oraz rodzaj dokumentu, który można wybrać ze zdefiniowanej listy,
- datę jego powstania (datę fizycznego utworzenia dokumentu),
- datę opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną - ta informacja dotyczy wyłącznie dokumentów, które pierwotnie były dokumentami papierowymi i zostały zeskanowane do postaci elektronicznej; jeżeli dokument został od razu utworzony w postaci elektronicznej nie ma potrzeby dodawania takiej informacji.
W bardzo prosty sposób można rozpoznać, czy system informatyczny do e-teczek wymaga przypisywania metadanych do dodawanych dokumentów. Ustawodawca wymaga, aby oprogramowanie do e-teczek pozwalało eksportować pojedynczy dokument lub zbiór dokumentów wraz z odrębnymi plikami XML, w których zostaną zapisane metadane przypisane do tych dokumentów. Jeżeli oprogramowanie do e-teczek pozwala na eksport dokumentu lub zbioru dokumentów wraz z przypisanym do nich plikiem (plikami) XML, takie oprogramowanie jest zgodne z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
emplohouse - oprogramowanie do e-teczek pracowniczych zgodne z prawem
emplohouse został zbudowany w taki sposób, aby spełniać wymagania narzucone przez ustawodawcę dla oprogramowania do elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Ideą stojącą za emplohouse jest zapewnienie pełnej zgodności z prawem pracy. Chcemy, żeby emplohouse stał się synonimem #HRcompliance!
Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!
Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.
Kinga Kowalska-Szura
Mam na imię Kinga - jestem adwokatką, która swoje doświadczenie zdobyła w prawie HR i obsłudze pracodawców.
Prowadząc sprawy moich klientów zauważyłam, że firmy rozwijają się i transformują cyfrowo na wielu polach, niemniej działy HR nie były dotąd w tej zmianie technologicznej uwzględniane.
Dlatego też postanowiłam to zmienić i stworzyć dla działów HR narzędzie, które w pełni je doceni i wesprze w codziennych zadaniach.
W ten sposób powstało emplohouse - platforma do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi pracowników.