Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznych akt osobowych? - checklista

Wdrożenie elektronicznych akt osobowych jest proste! Wystarczy je solidnie zaplanować. Poniżej przedstawiam Wam checklistę, która pozwoli przygotować się do wprowadzenia e-teczek w Waszych organizacjach.

Wybierz zespół wdrożeniowy

Bez osoby kierującej wdrożeniem projekt będzie się opóźniał. Rolą project managera będzie zapewnienie sprawnego przeprowadzenia i rychłego zakończenia wdrożenia.

W każdym obszarze musi być również osoba, która będzie odpowiedzialna za swoją część wdrożenia. Kogo warto zaangażować do planowania wdrożenia e-teczek? Oto nasza propozycja:

• osoby z zespołu HR, które na co dzień zajmują się obsługą kadrową w organizacji,
• doradca techniczny, który wesprze organizację przy wyborze właściwego oprogramowania do e-teczek pracowniczych,
• doradca prawny, który podpowie jak realizować wymogi prawne po wdrożeniu e-teczek pracowniczych.

Weryfikacja procesów związanych z zatrudnieniem pracowników

W każdej organizacji można wyodrębnić te same procesy związane z cyklem życia pracownika, ale w każdej z nich występują drobne różnice. Zweryfikuj obecny stan procesów: jak wyglądają poszczególne etapy, kto jest w nie zaangażowany, jak wygląda przepływ dokumentów?

Uproszczenie procesów kadrowych

Przemyśl wspólnie z zespołem, na których etapach w każdym z procesów tracicie najwięcej czasu lub które z procesów są nieefektywne. To, co my zauważyliśmy to to, że najwięcej czasu traci się na drukowaniu, skanowaniu i porządkowaniu dokumentów. Elektroniczne akta osobowe pozwalają wyeliminować te czynności. Pomyślcie tylko jak skutecznie można uprościć każdy proces wprowadzając elektroniczne teczki pracownicze.

Których pracowników będzie dotyczyć elektronizacja akt osobowych?

Podejmując decyzję o digitalizacji akt pracowniczych macie możliwość wyboru trzech grup, których będzie dotyczyła elektronizacja: obecnych pracowników, nowych pracowników oraz byłych pracowników.

Obecni pracownicy - digitalizując teczki osobowe obecnych pracowników ułatwicie sobie pracę z ich dokumentacją pracowniczą. Skorzystanie z dobrodziejstwa e-teczki będzie wymagało zeskanowania dotychczasowych dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych, czyli zmiany ich postaci z papierowej na elektroniczną. Warto przenosić teczki obecnych, aktywnych pracowników w sposób zaplanowany i robiąc to systematycznie lub - jeżeli są do tego warunki (np. nie jesteście dużą organizacją) - poświęcić kilka dni na zeskanowanie wszystkich dokumentów i przenieść takich pracowników od razu. Ten proces, w zależności od liczby zatrudnionych osób, może być rozłożony w czasie.

Nowi pracownicy - prowadzenie elektronicznych teczek osobowych najlepiej zacząć od nowych pracowników zatrudnianych w organizacji i na nich właśnie uczyć się nowego rozwiązania. Jeżeli w Waszej organizacji rotacja jest niewielka to możecie również od razu przejść do elektronizacji teczek obecnych pracowników.

Byli pracownicy - digitalizacja akt osobowych byłych pracowników może poczekać, to nie oni są priorytetem w tym projekcie. Można zająć się nimi na sam koniec, kiedy będzie trochę wolnego czasu. W niektórych sytuacjach pracodawcy w ogóle rezygnują z digitalizacji akt byłych pracowników z uwagi na wymogi związane ze zwrotem papierowych akt.

Perspektywa czasowa - jak długo będzie trwało wdrożenie?

W jakim czasie chcecie przejść na akta elektroniczne? To dość istotne pytanie. Założenie terminu pełnego przejścia na e-teczki jest ważne, aby dyscyplinować siebie i organizację. Dzięki temu nie rozwleczecie projektu na kilka miesięcy.

Wdrożenie elektronicznych akt osobowych nie powinno trwać długo. Dobrze ułożony proces może trwać nie dłużej niż tydzień. W tym zakresie wszystko zależy od liczby osób w organizacji, których akta osobowe będą skanowane i liczby dokumentów w teczkach osobowych (z naszego doświadczenia wynika, że skanowanie dokumentów zajmuje najwięcej czasu). Warto jednak pamiętać, że jest to działanie konieczne i jednorazowe.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne

Wdrożenie elektronicznych akt osobowych wymaga posiadania przez zespół HR kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Potrzeba ich posiada w organizacji wynika z dwóch okoliczności:

1. zeskanowane dokumenty papierowe muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę;
2. pracodawca lub jego pełnomocnik (np. z zespołu HR) będzie podpisywał niektóre dokumenty pracownicze: umowy o pracę, potwierdzenia warunków zatrudnienia nowego pracownika, umowy o zakazie konkurencji, umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych przez pracownika na pracodawcę czy też oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

Wybór oprogramowania do elektronicznych akt osobowych

Pracodawca ma obowiązek przechowywać elektroniczne akta osobowe w systemie informatycznym zaprojektowanym specjalnie według wymogów ustawowych. Wymogi te zostały określone w § 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Oprogramowanie do e-teczek powinno zapewniać:

1. zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Wskazane wyżej wymagania to wymagania minimalne. Oprogramowanie do elektronicznych akt osobowych może i powinno zawierać więcej funkcjonalności. W emplohouse zadbaliśmy, aby powyższe wymagania były spełnione w 100%. Jeżeli jesteście zainteresowani tym jakie funkcjonalności oferuje nasza platforma, warto odwiedzić zakładkę Funkcje.

Zbadanie stanu wiedzy i obiekcje pracowników

Czy Wasi pracownicy wiedzą, że planujecie przejść na elektroniczne akta osobowe? Jak myślicie, jak zareagują na tę zmianę? Czy pracownicy mają jakieś obiekcje? Jak je rozwiejecie?

To ważne pytania, na które warto znać odpowiedź na samym początku. Komunikacja z pracownikami to kluczowy czynnik sukcesu projektu elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli w organizacji korzystacie z różnego rodzaju systemów informatycznych, np. CRM, ERP czy też z systemów do obiegu dokumentów, adaptacja pracowników do platformy zarządzającej e-teczkami pracowniczymi będzie prostsza i przyjemna, a pracownicy na nią otwarci.

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.