Elektroniczne wnioski urlopowe

Jesteśmy już po Świętach Wielkiej Nocy 2024, a piękna pogoda przypomniała nam, że już niedługo wakacje, więc w wielu firmach zacznie się składanie wniosków o urlop wypoczynkowy.

Sposobów na składanie wniosków urlopowych jest co najmniej kilka i każda firma ma swój własny. W praktyce natomiast wszystko sprowadza się tego w jakiej postaci jest prowadzona u Was dokumentacja urlopowa pracowników.

Jak wiecie, postaci mamy dwie: papierową i elektroniczną.

Przy dokumentacji papierowej pracownik musi złożyć wniosek na piśmie - nie ma innej możliwości. W taki sam sposób potwierdza udzielenie urlopu pracodawca. Najczęściej spotykamy się z sytuacją, że wniosek urlopowy jest zatwierdzany przez pracodawcę na tym samym dokumencie.

Przy elektronicznej dokumentacji urlopowej sprawa wygląda już inaczej. Można korzystać z aplikacji (systemów informatycznych), które pozwalają składać wnioski urlopowe. Część firm stosuje model, w którym wnioski urlopowe są wysłane e-mailem na adres osoby uprawnionej do udzielania takich urlopów.

Bez względu na to w jaki sposób składacie wnioski urlopowe trzeba mieć na uwadze, że stanowią one część indywidualnej dokumentacji pracowniczej, a to oznacza, że powinny być przechowywane zgodnie z zasadami określonymi przez prawo pracy. O tym jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą możecie poczytać tutaj.

Warto także pamiętać, że na dokumentację urlopową nie składają się same wnioski pracowników o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 6 pkt 2 stanowi, że pracodawca przechowuje dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. W skład takiej dokumentacji będą więc wchodziły:

• wnioski o urlop wypoczynkowy (także te niezaakceptowane przez pracodawcę)
• pisma dotyczące zmiany (przesunięcia) terminu urlopu lub jego wycofania
• wnioski o urlop na żądanie
• pisma pracodawcy dotyczące akceptacji wniosków lub zmiany terminu urlopu
• pisma pracodawcy związane z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego

Jak składać wnioski urlopowe za pośrednictwem e-maila?

Jeżeli organizacja nie zdecydowała się zainwestować w dedykowany system do zarządzania urlopami wypoczynkowymi, najprostszym sposobem składania wniosków urlopowych jest ustalenie, że będą one przesyłane na adres e-mail pracodawcy lub przełożonego (w zależności od wielkości organizacji).

Jak w takim wypadku dział HR powinien zarządzać takimi wnioskami? Sprawa jest wyjątkowo prosta:

1. wniosek urlopowy wysyłany e-mailem należy zapisać w systemie teleinformatycznym pozwalającym przechowywać elektroniczną dokumentację pracownicza (w emplohouse mamy do tego dedykowany folder dla każdego pracownika);

2. akceptację wniosku urlopowego również należy przechowywać w taki sam sposób.

Wszelkie inne dokumenty (wiadomości) związane z przesunięciem urlopu lub odwołaniem pracownika z urlopu przechowuje się w taki sam sposób.

Przepisy nie wymagają formy szczególnej dla składania wniosków urlopowych. Wniosek może być umieszczony w treści wiadomości e-mail lub w załączniku do takiej wiadomości i nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisanie się w treści wiadomości przesłanej e-mailem będzie wykorzystaniem zwykłego podpisu elektronicznego.

W jednej z wytycznych Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wskazało, że wniosek zawarty w treści wiadomości e-mail może być zapisany w dwojaki sposób: jako plik w oryginalnym formacie aplikacji pocztowej (np. eml dla Microsoft Outlook) lub w formacie PDF.

Warto w taki sposób ułożyć zasady składania wniosków o urlop wypoczynkowy, aby każdorazowo dział HR był w kopii tych wiadomości - to przecież dział HR jest odpowiedzialny za przechowywanie takiej dokumentacji.

Pro tip: jeżeli akceptacja wniosku urlopowego jest składana w odpowiedzi na e-mail z wnioskiem wystarczy, aby w systemie do przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej dołączyć jeden plik z obiema wiadomościami

Korzystanie z systemów do elektronicznych wniosków urlopowych

Aplikacje, które pozwalają składać wnioski urlopowe faktycznie ułatwiają zarządzanie nimi. Aby korzystać z nich zgodnie z prawem (tj. aby nie musieć następnie drukować wszystkich wniosków do osobnej teczki) taka aplikacja do zarządzania dokumentacją urlopową powinna spełniać wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ważne jest, aby przed rozpoczęciem korzystania z takiej dedykowanej aplikacji sprawdzić jej zgodność z wymogami prawnymi. Jeżeli nie spełnia ona wymogów z § 9 i 10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej Państwowa Inspekcja Pracy będzie mieć prawo zobowiązać pracodawcę do wydrukowania całej dokumentacji urlopowej.

Jak u Was wygląda prowadzenie dokumentacji urlopowej?

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.