Elektroniczne akta osobowe - jak wygląda wdrożenie?

Zatrudnianie pracowników wiąże się nie tylko z korzyściami, ale także z szeregiem obowiązków wynikających z prawa pracy. Jednym z nich jest konieczność prowadzenia dla każdego pracownika jego akt osobowych.

Wstęp

Czym są z punktu widzenia prawa pracy akta osobowe? W skrócie - akta osobowe to jeden ze zbiorów dokumentów dotyczących pracownika i związanych z jego zatrudnieniem u pracodawcy. Akta pracodawca gromadzi i przechowuje przez cały okres trwania umowy o pracę.

Akta osobowe stanowią obecnie jedną z części dokumentacji pracowniczej (pojęcie “dokumentacja pracownicza” jest więc szersze niż pojęcie “akta osobowe”).

Do 2019 r. zasady prowadzenia akt osobowych nie ulegały szczególnym zmianom. Teczki osobowe prowadziło się tylko w postaci papierowej: przy zatrudnieniu nowego pracownika dział kadr wyciągał nową teczkę (obwolutę dla akt) z trzema zakładkami, które odpowiadały częściom A, B i C. W takiej teczce umieszczało się tylko papierowe dokumenty. Prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej nie było popularne - brak regulacji w tym zakresie nie zachęcał do prowadzenia akt elektronicznych, gdyż wciąż jedyną teczką pracowniczą zgodną z prawem była ta prowadzona w papierze. Tym samym Inspekcja Pracy podczas kontroli honorowała jedynie wersję papierową akt.

Od 1 stycznia 2019 r. w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej nastąpiły istotne zmiany. Jedną z nich, w mojej ocenie najważniejszą, było uregulowanie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Nowe zasady prowadzenia elektronicznych akt osobowych zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. To rozporządzenie określa szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób zgodny z prawem.

Wprowadzenie elektronicznych akt osobowych w organizacji

Prowadzenie akt osobowych to obowiązek pracodawcy. Ten ma jednak uprawnienie aby wybrać czy będą to akta osobowe prowadzone w postaci elektronicznej czy papierowej.

Działy kadr często zastanawiają się nad tym jak przejść na elektroniczne akta osobowe. Poniżej przedstawię Wam jak krok po kroku wygląda wdrożenie elektronicznej teczki pracowniczej.

Jak przejść na elektroniczne akta osobowe?

Zacznijmy od podstaw.

Przejście na elektroniczne akta osobowe składa się z pięciu etapów:

1. digitalizacja dotychczasowych akt osobowych

Aby przejść z prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej na dokumentację elektroniczną, tę pierwszą należy zdigitalizować (zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na postać elektroniczną).

Proces digitalizacji dokumentacji jest prosty - zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego - skanu dokumentu.

Należy przy tym pamiętać, że skanując dokumenty papierowe nie można tego robić w sposób dowolny. W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej minister określił szczegółowo wymagania dla skanów dokumentów dotychczas stworzonych w postaci papierowej. Wymagania te mają zapewnić odpowiednią jakość skanu.

2. potwierdzenie skanów kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną

Następnie, taki skan dokumentu należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Osobą upoważnioną może być pracownik działu HR lub zewnętrzny dostawca digitalizujący dokumentację pracowniczą. Skan może być również opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. O różnicach pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym a kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną możesz przeczytać na naszym blogu.

Opatrzenie podpisem lub pieczęcią potwierdza zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Akta pracownika po zeskanowaniu muszą być dokładnie takie same jak przed ich digitalizacją.

3. przeniesienie podpisanych skanów do wybranego systemu informatycznego obsługującego teczkę pracowniczą

Zeskanowane akta osobowe należy teraz umieścić w dedykowanym systemie informatycznym przeznaczonym do przechowywania e-teczek pracowniczych. Elektronicznych akt osobowych nie można bowiem trzymać w dowolnym miejscu, np. w folderze na dysku komputera lub dysku sieciowym.

Nie każdy system kadrowo-płacowy spełnia wymagania prawne dla oprogramowania do e-teczek pracowniczych. W emplohouse dołożyliśmy staranności, aby nasza aplikacja spełniała wysokie wymagania ustawodawcy i standardy bezpieczeństwa. Tutaj możesz zapoznać się z funkcjonalnościami, jakie oferuje emplohouse.

Ustawodawca określił szczegółowe wymagania, jakie powinien spełniać system informatyczny przeznaczony do przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Oprogramowanie do e-teczek powinno m.in. pozwalać opisać każdy dodawany elektroniczny dokument metadanymi. Dopiero tak przygotowane akta osobowe można uznać za prowadzone w sposób prawidłowy w postaci elektronicznej.

4. poinformowanie pracowników o przejściu na cyfrowe akta osobowe

Przejście na cyfrowe akta osobowe wymaga dopełnienia jeszcze jednego warunku formalnego - każdy pracownik, którego papierowe akta osobowe zostały zdigitalizowane, powinien zostać poinformowany, że jego teczka osobowa będzie od teraz prowadzona jako elektroniczna teczka osobowa.

5. zwrot pracownikowi papierowej teczki osobowej

Po wdrożeniu elektronicznych akt osobowych pracodawca może zwrócić pracownikowi jego teczkę osobą, którą prowadził dotychczas w postaci papierowej. Nie ma już bowiem powodów, aby równocześnie utrzymywać teczki papierowe i prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Jeżeli pracownik nie zdecyduje się odebrać akt osobowych, pracodawca może zniszczyć akta pracownika.

Wprowadzenie elektronicznej teczki pracownika w organizacji może wydawać się trudne, ale z doświadczenia wiemy, że tak nie jest. Podstawą sukcesu jest dobre zaplanowanie całego procesu. Zachęcam do zapoznania się z checklistą zawartą we wpisie na naszym blogu- Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznych akt osobowych? - checklista.

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.