E-teczki pracownicze - odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Nadchodzą nowe czasy cyfrowego HR!

Jeżeli wciąż tkwicie w dziale HR w papierach to najpewniej zastanawiacie się jak tego papieru się pozbyć. Pierwszą i jedyną trafną odpowiedzią jest oczywiście wskazanie na elektroniczną dokumentację pracowniczą!

Ale jak to zrobić? Jakie są wyzwania? Czy to czasochłonne? Czy to na pewno dla mnie? Tego typu nurtujących pytań może być więcej.

Postanowiłam się rozprawić z tymi pytaniami, jako że to one najczęściej padają podczas moich rozmów z klientami.

Poniżej znajdziecie 7 pytań i odpowiedzi zebranych w jedno miejsce.

Zaczynajmy!

Q: Czego potrzebuję do przejścia na e-teczki?

A: Kilku rzeczy: 1) dobrego oprogramowania do e-teczek spełniającego wymagania prawne, 2) kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla pracodawcy lub pracownika działu HR oraz 3) trochę determinacji ?

Pamiętajcie, przejście na e-teczki przyniesie Wam same korzyści!

Q: Czy muszę od razu przenieść wszystkich pracowników na e-teczki?

A: Nie, nie ma takiej potrzeby. Możecie zacząć od nowych pracowników, przeniesienie obecnych pracowników może odbywać się systematycznie i być rozciągnięte w czasie. Byłych pracowników nie musicie w ogóle przenosić.

Q: Czy oprogramowanie do e-teczek musi spełniać jakieś szczególne wymagania?

A: Tak, ustawodawca przewidział szczególne wymagania prawne. A mianowicie oprogramowanie do elektronicznej dokumentacji pracowniczej powinno posiadać określone funkcjonalności. Są nimi w szczególności 1) opisywanie dokumentów dodawanych do systemu za pomocą metadanych oraz 2) eksport dokumentów z dodatkowym plikiem XML.

emplohouse spełnia wszystkie wymagania prawne dla systemu do dokumentacji pracowniczej.

Q: Czy mogę przechowywać e-teczki wyłącznie na dysku chmurowym lub dysku sieciowym?

A: Nie - aplikacje dysku chmurowego lub dysku sieciowego nie będą właściwe. Trzeba pamiętać, że korzystanie z oprogramowania, które nie spełnia wymogów prawnych nie pozwala na prowadzenie w nim e-teczek. W konsekwencji pracodawca będzie musiał wciąż posiadać drukowaną teczkę, mimo posiadania elektronicznej wersji dokumentów także w systemie informatycznym.

Q: Do czego jest potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny?

A: Kwalifikowany podpis elektroniczny będzie wykorzystywany w dwóch obszarach.

Pierwszy obszar, kiedy to dział HR będzie potrzebował kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby potwierdzać nim skany dokumentów z teczki osobowej za zgodność z ich wersją papierową. Drugi obszar, wtedy gdy, podpis kwalifikowany będzie potrzebny do podpisywania dokumentów przez pracodawcę, w szczególności umów o pracę.

Q: Czy pracownik musi mieć kwalifikowany podpis elektroniczny?

A: W zdecydowanej większości sytuacji nie. Pracownik może wykorzystywać niekwalifikowane podpisy elektroniczne - zwykły podpis elektroniczny lub zaawansowany podpis elektroniczny.

Podpis kwalifikowany będzie potrzebny jedynie wyjątkowo. Jeżeli pracownik nie będzie chciał zainwestować w długoterminowy podpis kwalifikowany pracodawca zawsze może kupić podpis kwalifikowany jednorazowy. Taki podpis pozwala podpisać tylko jeden plik, ale w jednym pliku może być wiele różnych dokumentów.

Q: Czy pracownik może podpisywać się podpisem zaufanym?

A: Jak najbardziej! Podpis zaufany spełnia wymagania dla zaawansowanego podpisu elektronicznego i choć został zaplanowany do stosowania w kontaktach z administracją publiczną z powodzeniem może być stosowany także w sytuacjach prywatnych. Podpis zaufany ma jedną istotną przewagę - jest bezpłatny ?

Dołącz do grupy Cyfryzacja działu HR!

Jeżeli masz dodatkowe pytania odnośnie do cyfryzacji swojego działu HR zapraszam Cię serdecznie do mojej grupy na Facebooku: Cyfryzacja działu HR - porady i wskazówki.