E-teczka - czym jest i jak z niej korzystać?

E-teczka – nowoczesne rozwiązanie dla każdej firmy

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę jest zobowiązany do prowadzenia dla nich akt osobowych oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Dzięki zmianom w prawie pracy, które miały miejsce od 1 stycznia 2019 r., dokumentacja pracownicza może być prowadzona w pełni elektronicznie. E-teczka, czyli elektroniczna wersja akt osobowych, sukcesywnie zastępuje tradycyjne papierowe archiwa, zapewniając przedsiębiorstwom nowoczesne, bezpieczne i wygodne rozwiązanie. To innowacyjne narzędzie staje się standardem w dynamicznie rozwijających się organizacjach, umożliwiając efektywne zarządzanie dokumentacją kadrową. W niniejszym artykule znajdziesz odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące e-teczki, w tym jej działania oraz wymagań prawnych związanych z podpisem dokumentacji kadrowej.

Czym jest e-teczka i jakie są jej zalety?

E-teczka (elektroniczne akta osobowe i elektroniczne dokumenty kadrowe) to cyfrowy zbiór dokumentów pracowniczych, który znacząco usprawnia procesy HR. W przeciwieństwie do tradycyjnych, papierowych teczek, umożliwia szybki dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Korzystanie z e-teczki pozwala na:

• oszczędność czasu i eliminację papierowej biurokracji,

• łatwe przechowywanie i organizowanie dokumentów w bezpiecznym systemie informatycznym,

• natychmiastowy dostęp do potrzebnych plików dla uprawnionych osób,

• redukcję kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów.

Elektroniczne akta osobowe mogą zawierać zarówno dokumenty stworzone w formacie cyfrowym, jak i skany tradycyjnych dokumentów, takich jak umowy o pracę czy orzeczenia lekarskie. System informatyczny e-teczki umożliwia ich tworzenie, przechowywanie oraz bezpieczne udostępnianie, eliminując konieczność korzystania z fizycznych archiwów.

E-teczka a przepisy prawne

Od 2019 r. polskie prawo zezwala na pełne prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej, co zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r.

Komplet elektronicznych dokumentów dla jednego pracownika, zapisany w wewnętrznej chmurze firmowej lub na dysku sieciowym, nie jest jeszcze e-teczką. 

Do tego celu niezbędny jest specjalny system informatyczny do e-teczek, który spełniały określone standardy, m.in.:

• ochronę przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych,

• zapewnienie integralności dokumentacji i metadanych,

• możliwość śledzenia zmian oraz identyfikacji osób dokonujących edycji,

• wyszukiwanie dokumentów według metadanych i eksport metadanych do formatu XML,

• możliwość wydruku elektronicznych dokumentów.

System do e-teczek może być dostępny w chmurze i dostępny dla pracowników z każdego miejsca przez przeglądarkę lub zainstalowany na wewnętrznym serwerze firmowym i dostępny tylko dla użytkowników zalogowanych do sieci firmowej.

Wdrożenia e-teczek pracowniczych wymaga wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej przy dodawaniu zeskanowanych dokumentów do systemu informatycznego. Kwalifikowane podpisy i pieczęcie potwierdzają, że dodawane skany dokumentów są zgodne z ich papierowym oryginałem. Podpisy elektroniczne będą następnie wykorzystywane przy komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Dlaczego warto wdrożyć e-teczkę?

E-teczka to nie tylko zgodność z przepisami, ale przede wszystkim usprawnienie zarządzania dokumentacją pracowniczą. Jej zastosowanie pozwala firmom na:

• zwiększenie bezpieczeństwa i kontrolę dostępu do dokumentów,

• szybsze przetwarzanie i wyszukiwanie akt pracowniczych,

• łatwe udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,

• optymalizację procesów HR i eliminację fizycznych archiwów.

Rozwiązanie to znajduje zastosowanie w każdej branży, a jego szczególne korzyści dostrzegają przedsiębiorstwa dążące do minimalizacji kosztów administracyjnych oraz organizacje zatrudniające pracowników w trybie zdalnym.

E-teczka - podsumowanie

E-teczka to przyszłość zarządzania dokumentacją kadrową – wygodne, szybkie i bezpieczne rozwiązanie, które usprawnia funkcjonowanie nowoczesnych firm. E-teczka eliminuje papierowe akta, upraszczając organizację procesów HR i przyczyniając się do cyfryzacji przedsiębiorstw. Jeśli Twoja firma jeszcze nie wdrożyła e-teczki, warto rozważyć ten krok i zyskać pełną kontrolę nad dokumentacją pracowniczą w nowoczesnej formie.

---