Kwalifikowany podpis elektroniczny dla działu HR. Który wybrać?

Cyfrowy dział HR nie obejdzie się bez kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla specjalistów zatrudnionych w dziale HR. Kadrowcy, którzy w imieniu pracodawcy podpisują określone dokumenty, powinni posiadać podpis kwalifikowany. Jeżeli zaś chodzi o pracowników to tutaj sytuacja wygląda inaczej - pracownik nie musi podpisać każdy dokument podpisem kwalifikowanym.

W tym wpisie będzie o tym jakie kwalifikowane podpisy elektroniczne można kupić w Polsce i jakie są między nimi różnice.

Dostawcy kwalifikowanych podpisów elektronicznych w Polsce

Jeżeli chodzi o polskich dostawców kwalifikowanych podpisów elektronicznych to mamy ich pięciu (Asseco, KIR, Enigma, PWPW, EuroCert). Jako że Polska jest państwem członkowskim Unii Europejskiej to na terytorium UE możemy korzystać z podpisów kwalifikowanych oferowanych przez dostawców mających siedzibę w innych państw członkowskich UE (Autenti).

Postanowiłam sprawdzić ofertę dostępnych na polskim rynku kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Po podliczeniu wyszło, że jest ich aż 11!

Disclaimer: To nie jest post sponsorowany, żaden z dostawców nie udzielał mi też dodatkowych wyjaśnień. Przeprowadziłam analizę ofert na podstawie informacji zawartych na stronach internetowych dostawców. Sprawdziłam więc co dostawcy piszą o sobie, aby zachęcić do zakupu podpisów kwalifikowanych właśnie u nich.

Ważne!

Każdy kwalifikowany podpis elektroniczny jest sobie równy, wywołuje takie same skutki prawne i nie ma znaczenia u którego kwalifikowanego dostawcy zostanie kupiony. Jeżeli ktokolwiek mówi inaczej to, niestety, wprowadza Was w błąd.

Zakup podpisu elektronicznego to nie wszystko. Aby aktywować certyfikat podpisu trzeba także przejść weryfikację tożsamości. Dostawcy podpisów elektronicznych mają obowiązek sprawdzenia komu wydadzą taki certyfikat. Sposobów weryfikacji jest kilka:

• osobiste potwierdzenie tożsamości u partnera dostawcy, gdzie pokazuje się swój dowód osobisty
• weryfikacja tożsamości z konsultantem online poprzez wideokonferencję
• potwierdzenie przez bankowość elektroniczną
• potwierdzenie innym podpisem kwalifikowanym
• poświadczenie notarialne

Warto wiedzieć!

Na ogólny koszt zakupu podpisu kwalifikowanego składa się cena za wydanie certyfikatu oraz koszt związany z usługą weryfikacji tożsamości.

 

Poniżej przedstawiam zestawienie istotnych informacji, które znalazłam na stronach internetowych dostawców. Mam nadzieję, że pomogą one Wam podjąć decyzję o wyborze dostawcy podpisu kwalifikowanego. Wszystkie ceny netto.

Zestawienie kwalifikowanych podpisów elektronicznych

I. Simply Sign

Dostawca: Asseco Data Systems S.A.

Rodzaj: podpis mobilny

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 3 lat

Cena: 299 zł za 1 rok, 389 zł za 2 lata, 479 zł za 3 lata

Sposób zakupu: sklep internetowy Certum sklep

link: https://sklep.certum.pl/podpis-elektroniczny-w-aplikacji-mobilnej-simplysign.html

Weryfikacja tożsamości:

• przez bankowość elektroniczną w Santander Bank Polska S.A. - opcja darmowa, wymaga jednak posiadania konta w tym banku
• poprzez wideokonferencję z przelewem weryfikacyjnym - brak informacji o koszcie
• u partnera Asseco - koszt do 150 zł

Liczba podpisów: nielimitowane

Aplikacja mobilna: tak

Aplikacja desktop: tak

Komentarz: w emplohouse. korzystamy z podpisów SimplySign. Zwykle wykorzystujemy aplikację desktopową do podpisywania dokumentów. W aplikacji desktopowej można podpisać za jednym razem większą liczbę dokumentów. Zaletą jest to, że podpis kwalifikowany SimplySign można wykorzystywać w popularnych platformach do podpisywania dokumentów i umów, np. Autenti, CertumSign (autorska platforma Asseco) czy Pergamin. Podłączenie wirtualnej karty wymaga zainstalowania dodatkowej aplikacji desktopowej.

Zaletą jest na pewno nielimitowana liczba podpisów do złożenia. Ta opcja z pewnością przyda się przy masowym podpisywaniu skanów dokumentacji pracowniczej.

II. Podpis elektroniczny Certum z kartą i czytnikiem

Dostawca: Asseco Data Systems S.A.

Rodzaj: podpis z zestawem zewnętrznym

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 3 lat

Cena: 239 zł za 1 rok, 356 zł za 2 lata, 456 zł za 3 lata

Sposób zakupu: sklep internetowy Certum sklep

link: https://sklep.certum.pl/podpis-elektroniczny-w-aplikacji-mobilnej-simplysign.html

Weryfikacja tożsamości:

• przez bankowość elektroniczną w Santander Bank Polska S.A. - opcja darmowa, wymaga jednak posiadania konta w tym banku
• poprzez wideokonferencję z przelewem weryfikacyjnym - brak informacji o koszcie
• u partnera Asseco - koszt do 150 zł

Liczba podpisów: nielimitowane

Aplikacja desktop: tak

Komentarz: nigdy osobiście nie korzystałam z opcji podpisu kwalifikowanego z kartą i czytnikiem, choć nieraz widziałam użytkowników takiego zestawu.Jeśli chcemy złożyć podpis, konieczne jest posiadanie przy sobie zestawu karta + czytnik.

III. mSzafir

Dostawca: Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.

Rodzaj: podpis mobilny

Czas trwania: długoterminowy, 1 lub 2 lata

Cena:

• 1 rok: 238 zł za 1 tys. podpisów, 268 zł za 10 tys. podpisów, 298 zł za 50 tys. podpisów
• 2 lata: 278 zł za 2 tys. podpisów, 338 zł za 20 tys. podpisów, 378 zł za 100 tys. podpisów

Sposób zakupu: sklep internetowy KIR

Link: https://www.elektronicznypodpis.pl/produkty/mobilny-podpis-mszafir-z-dlugim-terminem-waznosci,301

Weryfikacja tożsamości:

• przez bankowość elektroniczną w PKO Bank Polski S.A., Inteligo, mBank S.A., Polska Kasa Opieki S.A., ING Bank Śląski S.A., Millenium Bank S.A. - opcja darmowa, wymaga jednak posiadania konta w danym banku
• poprzez certyfikat kwalifikowany KIR
• wizyta w placówce KIR

Aplikacja mobilna: tak

Aplikacja desktopowa: tak

Liczba podpisów: w zależności od pakietu od 1 tys. do 100 tys.

Komentarz: podpis mobilny, podobnie jak SimplySing. Zaletą jest to, że podpis kwalifikowany mSzafir można wykorzystywać w popularnych platformach do podpisywania dokumentów i umów, np. Autenti czy Pergamin. Jedyną wadą tego podpisu w niektórych przypadkach może być limit podpisów do złożenia, który przy masowym podpisywania skanów dokumentów przy elektronizacji dokumentacji kadrowej może się szybko skończyć.

IV. mSzafir jednorazowy

Dostawca: Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.

Rodzaj: podpis mobilny

Czas trwania: jednorazowy

Cena: 15 zł

Sposób zakupu: sklep internetowy KIR

link: https://www.elektronicznypodpis.pl/produkty/mobilnymszafir-do-jednorazowego-podpisu,300

Weryfikacja tożsamości:

• przez bankowość elektroniczną w PKO Bank Polski S.A., Inteligo, mBank S.A., Polska Kasa Opieki S.A., ING Bank Śląski S.A., Millenium Bank S.A. - opcja darmowa, wymaga jednak posiadania konta w danym banku

Liczba podpisów: 1

Aplikacja webowa: tak

Dodatkowe informacje: można nim podpisać plik PDF o wadze do 10 MB

Komentarz: rekomendowany podpis elektroniczny dla jednorazowych sytuacji, np. zawarcia z pracownikiem umowy o pracę lub z kontraktorem umowy o współpracy, gdy złożenie podpisu kwalifikowanego jest konieczne dla ważności takiej umowy.

Zaletą jest to, że podpis kwalifikowany mSzafir można wykorzystywać w popularnych platformach do podpisywania dokumentów i umów, np. Autenti czy Pergamin.

Zaletą jest również jego cena: tylko 15 zł netto. Wadą: jednorazowość. Z doświadczenia wiem, że podpis kwalifikowany przydaje się coraz częściej.

V. ECSigner

Dostawca: EuroCert Sp. z o.o.

Rodzaj: podpis mobilny

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 3 lat

Cena: 299 zł za 1 rok, 399 zł za 2 lata, 489 zł za 3 lata

Sposób zakupu: punkt sprzedaży lub w siedzibie klienta (usługa VIP)

link: https://sklep.eurocert.pl/pl/p/Chmurowy-podpis-kwalifikowany-ECSigner/117

Weryfikacja tożsamości:

• weryfikacja online - 300 zł, link do zakupu: https://sklep.eurocert.pl/pl/p/Chmurowy-podpis-kwalifikowany-ECSigner-z-weryfikacja-online/125
• u partnera - brak informacji o kosztach
• usługa VIP - brak informacji o kosztach

Aplikacja desktopowa: tak

Liczba podpisów: nielimitowane

Komentarz: kolejny podpis mobilny. Zaletą jest to, że podpis kwalifikowany ECSigner można wykorzystywać na platformie do podpisywania dokumentów i umów dopodpisu.pl, która jest autorską platformą EuroCert. Uzyskanie informacji o zakupie było dość skomplikowane, nie ma możliwości zakupu przez sklep internetowy i weryfikacji tożsamości przez bank.

VI. Kwalifikowany podpis elektroniczny EuroCert z kartą i czytnikiem

Dostawca: EuroCert Sp. z o.o.

Rodzaj: podpis z zestawem zewnętrznym

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 3 lat

Cena: 239 zł za 1 rok, 356 zł za 2 lata, 456 zł za 3 lata

Sposób zakupu: sklep internetowy Certum sklep

link: https://sklep.eurocert.pl/pl/p/Kwalifikowany-Podpis-Elektroniczny/88

Weryfikacja tożsamości:

• u partnera - brak informacji o kosztach
• usługa VIP - brak informacji o kosztach

Liczba podpisów: nielimitowane

Aplikacja desktop: tak

Komentarz: nigdy osobiście nie korzystałam z opcji podpisu kwalifikowanego z kartą i czytnikiem, choć nieraz widziałam użytkowników takiego zestawu. Chcąc złożyć podpis konieczne jest posiadanie przy sobie zestawu karta + czytnik.

VII. Sigillum

Dostawca: Pol­ska Wy­twór­nia Pa­pie­rów War­to­ścio­wych S.A.

Rodzaj: podpis z zestawem zewnętrznym

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 2 lat

Cena: 270 zł za 1 rok, 291 zł za 2 lata

Sposób zakupu: sklep internetowy Sigillum

link: https://sklep.sigillum.pl/#/product/information?id=22

Weryfikacja tożsamości: u partnera PWPW - brak informacji o koszcie

Liczba podpisów: nielimitowane

Aplikacja desktop: tak

Komentarz: Nigdy osobiście nie korzystałam z opcji podpisu kwalifikowanego z kartą i czytnikiem, choć nieraz widziałam użytkowników takiego zestawu. Aby złożyć podpis konieczne jest posiadanie przy sobie zestawu karta + czytnik.

Minusy: PWPW nie oferuje podpisu mobilnego. Na stronie internetowej PWPW brak informacji o integracjach z popularnymi platformami do podpisywania dokumentów i umów. Sporym minusem jest brak możliwości potwierdzenia tożsamości przez bankowość elektroniczną lub przez wideokonferencję.

VIII. rSign by CenCert

Dostawca: Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o.

Rodzaj: podpis mobilny

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 5 lat

Cena: 219 zł za 1 rok, 269 zł za 2 lata, 369 zł za 3 lata, 529 zł za 4 lata, 729 zł za 5 lat

Sposób zakupu: sklep internetowy CenCert

Link: https://www.cencert.pl/produkt/podpis-elektroniczny-kwalifikowany-rsign/

Weryfikacja tożsamości:

• poświadczenie innym podpisem kwalifikowanym - 120 zł
• poświadczenie notarialne - 200 zł
• u partnera - brak informacji o kosztach

Aplikacja mobilna: tak

Aplikacja desktopowa: tak

Liczba podpisów: nielimitowane

Komentarz: Kolejny podpis mobilny. Ciekawą opcją jest wydłużenie trwania certyfikatu aż do 5 lat oraz nietypowe sposoby potwierdzenia tożsamości (np. innym podpisem kwalifikowanym lub przez poświadczenie notarialne). Na stronie internetowej CenCert brak informacji o integracjach z popularnymi platformami do podpisywania dokumentów i umów.

IX. podpis kwalifikowany CenCert

Dostawca: Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o.

Rodzaj: podpis z zestawem zewnętrznym

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 4 lat

Cena: 219 zł za 1 rok, 269 zł za 2 lata, 369 zł za 3 lata, 529 zł za 4 lata

Sposób zakupu: sklep internetowy CenCert

Link: https://www.cencert.pl/product-category/podpis-kwalifikowany/

Weryfikacja tożsamości:

• u partnera - brak informacji o kosztach

Aplikacja desktopowa: tak

Liczba podpisów: nielimitowane

Komentarz: Nigdy osobiście nie korzystałam z opcji podpisu kwalifikowanego z kartą i czytnikiem, choć nieraz widziałam użytkowników takiego zestawu. Aby złożyć podpis konieczne jest posiadanie przy sobie zestawu karta + czytnik. Na stronie internetowej CenCert brak informacji o integracjach z popularnymi platformami do podpisywania dokumentów i umów.

Sporym minusem jest brak możliwości potwierdzenia tożsamości przez bankowość elektroniczną lub przez wideokonferencję

X. Autenti by InfoCert

Dostawca: InfoCert Sp.A.

Rodzaj: podpis mobilny

Czas trwania: długoterminowy, od 1 do 3 lat

Cena: 199 zł za 1 rok, 349 zł za 2 lata, 459 zł za 3 lata

Sposób zakupu: sklep internetowy Autenti

Link: https://autenti.com/pl/autenti-by-infocert?period=1

Weryfikacja tożsamości:

• wideokonferencja - koszt 149 zł

Aplikacja webowa: tak, platforma Autenti

Liczba podpisów: nielimitowane

Komentarz: zaletą jest to, że podpis kwalifikowany Autenti by InfoCert można wykorzystywać na platformie do podpisywania dokumentów i umów Autenti

XI. Autenti Short Term

Dostawca: InfoCert Sp.A.

Rodzaj: podpis mobilny

Czas trwania: krótkoterminowy 1 miesiąc

Cena: 129 zł

Sposób zakupu: sklep internetowy Autenti

link: https://autenti.com/pl/autenti-short-term?period=miesiąc

Weryfikacja tożsamości:

• wideokonferencja - brak informacji o koszcie

Aplikacja webowa: tak, platforma Autenti

Liczba podpisów: 10

Komentarz: zaletą jest to, że podpis kwalifikowany Autenti by InfoCert można wykorzystywać na platformie do podpisywania dokumentów i umów Autenti.

 

Czym się kierowałam wybierając dla siebie podpis kwalifikowany?

Nie zastanawiałam się zbyt długo nad wyborem podpisu kwalifikowanego dla moich prywatnych i zawodowych zastosowań. Kilka czynników miało tu znaczenie:

• możliwość składania nieograniczonej liczby podpisów - wspieram klientów przy digitalizacji dokumentacji pracowniczej w emplohouse. więc ta opcja bardzo się przydała;
• możliwość podpisywania dokumentów i umów za pośrednictwem popularnych platform - wydaje mi się, że najbardziej popularną platformą w Polsce jest Autenti, więc możliwość podpisania dokumentów czy umów przez tę platformę była istotna;
• weryfikacja tożsamości bez wychodzenia z domu - gdy kupowałam swój podpis kwalifikowany była godzina 23.00, więc możliwość potwierdzenia tożsamości przez bankowość elektroniczną była zbawieniem; fakt, że nie musiałam potwierdzać tożsamości przez wideokonferencję u konsultanta był ważnym czynnikiem.

Ostatecznie wybrałam SimplySign od Asseco. Wydaje mi się, że ostatecznie przeważyła możliwość zdalnej weryfikacji tożsamości przez bankowość elektroniczną. Jeżeli ten aspekt nie jest dla Was ważny i możecie skorzystać z usługi weryfikacji tożsamości przez wideocalla czy za pomocą usługi VIP, kiedy konsultant przyjedzie do Was do firmy to warto rozważyć innych dostawców. 

---